Kwaliteitsslag in omgevingsmanagement

In juni 2012 startte de bouw van twee onderdoorgangen bij het NS-station in het centrum van Bilthoven. Deze onderdoorgangen moeten de doorstroming van het gewone verkeer en het treinverkeer verbeteren en het gehele gebied veiliger en mooier maken. Een ondergronds project van deze omvang heeft een flinke impact op de omgeving. ProRail, aannemer Heijmans en de gemeente beseften dit en grepen de resultaten van Geo-Impuls aan om een kwaliteitsslag te maken in het omgevingsmanagement.

In november 2013 werd in Bilthoven de eerste onderdoorgang opgeleverd en zijn de werkzaamheden voor de tweede gestart. Een goed moment, volgens projectleider Luuk van Hengstum van ProRail, om de omgevingsmonitor van Geo-Impuls uit te voeren. De omgevingsmonitor is een gestructureerde vragenlijst die wordt voorgelegd aan de omwonenden in de omgeving van (ondergrond gerelateerde) bouwprojecten. In de vragenlijst worden vier aspecten onder de loep genomen:

• het draagvlak voor het project;
• de risicoperceptie;
• de hinderbeleving;
• de communicatiebehoefte.

Uniek aan de omgevingsmonitor is dat heel direct naar specifieke georisico’s zoals grondwaterproblemen, scheurvorming en trillingshinder wordt gevraagd. Essentieel is het uitgangspunt ‘beleving’. Niet het oordeel van experts staat centraal, maar de perceptie van de omgeving is leidend. In Bilthoven was de monitor pas beschikbaar toen het project al halverwege was, dus kon er geen vergelijking gemaakt worden met een nulmeting, maar toch waren de resultaten waardevol. “Voor ons was deze meting een goede indicatie voor de kwaliteit van onze omgevingscommunicatie tot dan toe. En aangezien we nog een tweede tunnel moesten aanleggen, konden we hier direct de geleerde lessen toepassen, een unieke kans!” aldus Luuk van Hengstum.

Luisteren naar de omgeving

Om een goed beeld te krijgen, werd er gestreefd naar honderdvijftig deelnemers. Uiteindelijk bleken meer dan driehonderd deelnemers de tijd en de moeite te hebben genomen om de vragenlijst in te vullen. De respons is door een onafhankelijke buitenstaander geanalyseerd en voorzien van adviezen. De resultaten zijn besproken met ProRail, de aannemer en de gemeente. Dat alles heeft geresulteerd in een actieplan.

Meest opvallende uitkomst was de weerstand tegen de bouwfasering en de daarbij behorende inrichting van het stationsgebied. Het station zou zestien maanden niet toegankelijk zijn voor mindervaliden, wat onacceptabel bleek voor de buurt. Naar aanleiding van de monitor zijn acties genomen, zoals het instellen van een servicemedewerker op het station (vijf dagen per week, zestien maanden lang) om bewoners te helpen die moeite hebben de trappen op te komen. Ook is er een extra ronde gemaakt met deelnemers van de monitor en vertegenwoordigers van gehandicaptenorganisaties om het bouwgebied nog eens grondig te scannen en te verbeteren qua routing, bebording, oneffenheden op de straat en verdere inrichting.

Er is toegezegd de resultaten van de monitor te evalueren en te communiceren. Opvallend was dat de omgeving veel meer in detail geïnformeerd wilde worden over de bouwfasering, de hinder en de hinderbeperkende maatregelen die de projectorganisatie nam en die de bewoners zelf konden nemen.
In april 2015 zal de monitor opnieuw in hetzelfde gebied worden uitgevoerd, maar dan ingericht als eindevaluatie. Met die eindevaluatie wil het project leren voor nieuwe projecten en ook een eindoordeel krijgen over de rollen van ProRail, de aannemer en de gemeente. De resultaten van de eindevaluatie zullen openbaar worden gemaakt via de website Bilthoven Bouwt.

Brede spiegel van de omgeving

Groot voordeel van de monitor is dat hij heel specifiek ingaat op (ondergrondse) risico’s en hinder, en de vragen anoniem uitzet bij een grote steekproef. Wie wel eens bij een bewonersavond is geweest, weet dat daar altijd een beperkt aantal mensen de discussie domineren. Het is gevaarlijk om uit zo’n bijeenkomst conclusies te trekken dat ‘de bevolking’ dit of dat denkt. De grootte van de steekproef en de anonimiteit van de omgevingsmonitor leiden tot een breder gedragen beeld. Het verwerken van de gegevens door iemand van buiten de projectorganisatie vermindert het risico dat pijnlijke resultaten terzijde geschoven worden. En, last but not least, het feit dat zowel het rapport als het actieplan openbaar wordt gemaakt helpt om werkelijk tot acties te komen.

De monitor heeft ook al zijn effect gehad op het volgende spoorproject in Bilthoven. Bij de aanbesteding van de onderdoorgang De Leijen is een eigen omgevingsmanager opgenomen en bij het nog op te starten project in Maarsbergen zal de monitor als nulmeting worden uitgezet.

Spoorproject Bunnik

Collega projectmanager Saco de la Parra zag de resultaten van Geo-Impuls op het gebied van omgevingscommunicatie ook als een set mooie instrumenten voor ‘zijn’ onderdoorgang in Bunnik. Omdat de uitvoering van dit project nog niet was gestart en de aanbesteding nog moest worden ingericht, had hij ruimte voor een bredere toepassing. Voor dit project is de methodiek van bouwfaseringskaarten als randvoorwaarde meegegeven in de aanbesteding. De aannemer weet dus dat hij de bouwfasering en de hinder volgens een bepaalde systematiek moet communiceren met de omgeving. Vanaf dag één in de aanbesteding was ook duidelijk dat de monitor als nulmeting zou worden uitgevoerd, en dat de aannemer rekening moet houden met de uitslag en dat acties van hem verwacht worden.

Begin 2015 was de aanbesteding rond en de nulmeting uitgevoerd. Ook hier zullen de resultaten en het actieprogramma openbaar worden gemaakt. ProRail kan met de monitor en het verplicht stellen van de bouwfaseringskaartensystematiek meer op de regiestoel zitten en de aannemer nog beter controleren op zijn omgevingssensitiviteit. Voor de aannemer is deze werkwijze prettig omdat deze heldere regels biedt over wanneer en hoe er gecommuniceerd wordt. Door feedback uit de omgevingsmonitor kan hij samen met ProRail zijn energie (en middelen) beter kanaliseren.

Balans

Met de omgevingsmonitor en de bouwfaseringskaarten hebben bouwer en opdrachtgever er instrumenten bij die helpen om werkelijk omgevingssensitief te zijn. Dat het hierbij niet alleen gaat om georisico’s is logisch; voor een bewoner maakt het niet uit of een risico vanuit de ondergrond komt of vanuit het verkeer. Maar door alle risico’s te benoemen, worden ze in ieder geval helder.

Het meetbaar en tastbaar maken van omgevingssensitiviteit is maar ten dele haalbaar. Een bouwproject bevindt zich per definitie in een complexe omgeving waarbij niet alles volledig toe te schrijven is aan het handelen van de aannemer. Als de gemeente of een andere aannemer in dezelfde buurt hinder veroorzaakt, dan zal dat automatisch effect hebben op de beoordeling van deze aannemer. Er zal dan ook altijd een combinatie van instrumenten nodig zijn om de aannemer (en niet te vergeten, de opdrachtgever!) te beoordelen. Het vinden van een goede balans in die instrumenten is een opgave waar we de komende jaren nog gezamenlijk naar zullen zoeken.