In de vorige Onderbouwing werd het rapport al aangekondigd: KIS Maastunnel, een visie op het selecteren van een bouwpartner die kwaliteit, integraliteit en samenwerking beheerst. Hoe die visie in de praktijk uitpakt, werd tijdens het COB-congres op 8 december 2016 verteld door Wilbert Jansen (gemeente Rotterdam), Jacco Groen (Mobilis) en Marcel Hertogh (COB-expertteam).

De Maastunnel is een bijzonder kunstwerk. Hij werd in 1942 geopend voor verkeer en is daarmee de oudste afgezonken tunnel in Nederland. In 2012 werd hij zelfs uitgeroepen tot rijksmonument. Daarnaast is het een van de belangrijkste noord-zuidverbindingen van de stad, zowel voor auto’s als voor fietsers en voetgangers. De gemeente Rotterdam staat dan ook voor een grote uitdaging nu de Maastunnel gerenoveerd moet worden om gebreken te verhelpen en de tunnel aan de huidige veiligheidseisen te laten voldoen. Door de monumentenstatus gaat het in feite om een restauratie.

Jansen: “De renovatie en restauratie omvatten enerzijds het herstellen van gebreken. Er is onder meer betonrot vastgesteld en in het riviergedeelte van de tunnel – waar de pers- en zuigkanalen zich onder het wegdek bevinden – is sprake van corrosie. Daarnaast moeten de veiligheidsvoorzieningen up-to-date gebracht worden. Hiervoor is maar beperkt ruimte, want er is geen middentunnelkanaal en er zijn geen vluchtstroken. Er is wel een verhoogd inspectiepad: een onderdeel van de ‘look and feel’ van de tunnel, net als de gele verlichting (door de lagedruknatriumlampen) en de tegels aan de wand. Die unieke kenmerken moeten zo veel mogelijk behouden blijven.” (Foto: gemeente Rotterdam)

“We waren ons erg bewust van de complexiteit van dit project”, begint contractmanager Wilbert Jansen van de gemeente Rotterdam. “Diederik van Zanten, de projectmanager, wist mede door zijn deelname aan de koplopergroep bij het COB dat integraliteit bij een dergelijk project essentieel is. Maar voor de Maastunnel zijn er méér essentiële aspecten. We moeten een Rijksmonument restaureren: dat vereist een hoog kwaliteitsniveau. En om zo’n project midden in de stad soepel te laten verlopen, is er goede samenwerking nodig. Zo kwamen we uit op KIS: kwaliteit, integraliteit en samenwerking. Daarna was de vraag hoe we KIS konden operationaliseren, zowel tijdens de aanbesteding als later in het project.” Vanwege de complexiteit is het tenslotte goed mogelijk dat er ook na de gunning nog lastige keuzes gemaakt moeten worden, bijvoorbeeld in de afweging tussen veiligheid en behoud van authenticiteit. KIS kan ervoor zorgen dat de partijen er ook bij scopewijzigingen samen uitkomen.

Omdat de gemeente met KIS afweek van de gebaande paden, werd hulp gezocht bij andere partijen. Er werd overlegd met de afdeling Inkoop en met een externe jurist. Daarnaast stapte de gemeente naar het COB. Een expertteam onder leiding van Marcel Hertogh, hoogleraar aan de TU Delft, managing partner Triple Bridge en voorzitter van eerdere COB-expertteams, kreeg de opdracht om een visie te geven op KIS in het aanbestedingsproces en het project. Jansen: “Het expertteam kwam met innovatieve ideeën. Ze stelden bijvoorbeeld voor om tijdens de tender al voorloopprojecten met de gegadigden te doen, of samen de documenten voor proceskwaliteit op te stellen. Voor ons was dit een brug te ver, omdat er vóór de gunning vijf maanden beschikbaar waren; we wilden ruim tijd hebben voor de contractuele convergentiefase. Ook vonden we het belangrijk om een ‘level playing field’ te houden. Andere ideeën zijn wel opgepakt, de sessies met het expertteam waren zeer leerzaam. Zo hebben we de suggestie om meer uit ‘ontmoetingen’ te halen, meegenomen in het verdere traject.”

De gemeente Rotterdam heeft mede op basis van de input van het COB-expertteam haar aanbestedingsdocumentatie opgesteld. Op deze manier zijn veel ideeën van het expertteam uitgewerkt in de selectie- en gunningleidraad. In het rapport worden de criteria voor KIS toegelicht en zijn de precieze teksten na te lezen.
>> Download rapport vanaf de kennisbank

 

 

Marcel Hertogh beaamt dat het expertteam met een open blik naar KIS heeft gekeken. “Onze eerste invalshoek was: wat zou je willen in een ideale wereld? In het adviesrapport hebben we per fase beschreven hoe je KIS zou kunnen concretiseren. Vervolgens hebben we dit wensbeeld samen met het projectteam van de gemeente vertaald naar projectrealiteit, zodat het in praktijk gebracht kon worden. Na de aanbesteding heeft het expertteam de bevindingen weer verwerkt in de eindrapportage.”

Aanbesteding

Jansen: “Voor de aanbesteding is KIS uitgewerkt in een aantal aspecten. Zo valt ‘kwaliteit’ uiteen in operationele kwaliteit, ruimtelijke kwaliteit en proceskwaliteit. Met ‘integraliteit’ bedoelen we in dit project niet alleen de (technische) samenhang tussen disciplines, maar bijvoorbeeld ook de balans tussen belangen: denk aan het voldoen aan veiligheidsvoorschriften versus de eisen vanuit de monumentenstatus. Het begrip ‘samenwerking’ is vertaald naar empathie en samenwerkingsvolwassenheid. Aangezien de gemeente onderdeel is van die samenwerking, hebben we ook naar onszelf gekeken. We hebben onder meer afgesproken om te praten over een ‘bouwpartner’ in plaats van een ‘aannemer’ of ‘opdrachtnemer’.”

KIS leidde ertoe dat de gemeente de aanbesteding net iets anders aanpakte. De selectieleidraad werd enerzijds via de gangbare kanalen gepubliceerd, maar anderzijds ging het projectteam ‘het land in’ om de selectiecriteria – waaronder KIS – nader toe te lichten. Ook werd de vakantieperiode niet meegeteld in de aanlevertermijn, zodat gegadigden voldoende tijd hadden om hun documentatie op orde te maken. In de gunningsfase vonden er ontmoetingen plaats tussen de beoordelingscommissie en de gegadigden om de ingediende projectaanpak en achterliggende keuzes te bespreken.

In de beoordelingscommissie zaten experts vanuit verschillende disciplines. Een van hen was Marcel Hertogh: “Het was erg interessant om vanuit diverse invalshoeken naar KIS te kijken. Voor het expertteam was het ook best spanend. Nu gingen we zien of ons model inspireert en of het ook echt wat oplevert. We hebben gelukkig veel van ons wensbeeld teruggezien, ondanks de kaders van de projectrealiteit. Dat was heel mooi!”

De andere kant

Jacco Groen, projectmanager namens de Combinatie Aanpak Maastunnel (CAM), vertelt hoe zij als aannemer het proces hebben ervaren: “De eerste reactie van onze juridische afdeling was dat we hier niet aan moesten beginnen. ‘Een contractstrop’, werd er gezegd. In het contract is KIS niet vastgelegd, er wordt ook niet uitgegaan van de UAV-GC. Toen we echter in gesprek gingen met de gemeente en KIS zo belangrijk bleek te zijn, kregen we er toch een goed gevoel over. De nadruk op KIS gaf ons vertrouwen dat het goed zou komen. Bovendien zijn de verantwoordelijkheden goed verdeeld. De gemeente zorgt bijvoorbeeld voor de Omgevingsvergunning en de conditionering.”

“Na de gunning hebben we in de convergentiefase (ca. een jaar) gezamenlijk toegewerkt naar een definitief ontwerp. We hebben wijzigingen en verrekenbare hoeveelheden bepaald, en stelposten ingevuld. Alles om ervoor te zorgen dat er in de realisatiefase zo min mogelijk aanpassingen nodig zijn. We werken vanaf dag één op een gezamenlijke, door de gemeente verzorgde projectlocatie in een open zaal, wat de kennisoverdracht stimuleert. We maken samen voortgangsrapportages, zoeken elkaar op bij de voorbereiding van praktijkproeven en hebben regelmatig samenwerkingssessies met een coach. Het doel is om fouten in de inhoud te voorkomen door de ‘zachte kant’ te onderhouden.”

Groen geeft toe dat een deel van de praktische invulling van KIS hun is opgelegd door de gemeente, maar inmiddels zijn ze er heel blij mee. “Zelf hebben we ook vanuit de KIS-visie bepaalde keuzes gemaakt. Om extra kwaliteit te behalen hebben we bijvoorbeeld het restauratiebedrijf Nico de Bont ingeschakeld, en op een werkterrein een deel van de tunnel nagebouwd, zodat we kritische werkzaamheden kunnen testen. Daarnaast werken we vanuit één portemonnee voor optimale integraliteit.”

Stapje verder

Na een jaar samenwerken zijn de conclusies vooral positief. “Het is belangrijk om alert te blijven en niet te vervallen in oud gedrag. Je moet je kwetsbaar blijven opstellen. Maar een coöperatief samenwerkingsmodel wérkt, het brengt beide partijen in een actieve modus, en je voorkomt faalkosten”, stelt Groen. Ook Marcel Hertogh is blij met het resultaat: “Je hebt een project nodig als katalysator voor vernieuwing. Het is nu zaak het gedachtegoed in te bedden in de organisaties. Zo kunnen we bij elk project weer een stapje verder komen.”