Marcel Hertogh beaamt dat het expertteam met een open blik naar KIS heeft gekeken. “Onze eerste invalshoek was: wat zou je willen in een ideale wereld? In het adviesrapport hebben we per fase beschreven hoe je KIS zou kunnen concretiseren. Vervolgens hebben we dit wensbeeld samen met het projectteam van de gemeente vertaald naar projectrealiteit, zodat het in praktijk gebracht kon worden. Na de aanbesteding heeft het expertteam de bevindingen weer verwerkt in de eindrapportage.”
Aanbesteding
Jansen: “Voor de aanbesteding is KIS uitgewerkt in een aantal aspecten. Zo valt ‘kwaliteit’ uiteen in operationele kwaliteit, ruimtelijke kwaliteit en proceskwaliteit. Met ‘integraliteit’ bedoelen we in dit project niet alleen de (technische) samenhang tussen disciplines, maar bijvoorbeeld ook de balans tussen belangen: denk aan het voldoen aan veiligheidsvoorschriften versus de eisen vanuit de monumentenstatus. Het begrip ‘samenwerking’ is vertaald naar empathie en samenwerkingsvolwassenheid. Aangezien de gemeente onderdeel is van die samenwerking, hebben we ook naar onszelf gekeken. We hebben onder meer afgesproken om te praten over een ‘bouwpartner’ in plaats van een ‘aannemer’ of ‘opdrachtnemer’.”
KIS leidde ertoe dat de gemeente de aanbesteding net iets anders aanpakte. De selectieleidraad werd enerzijds via de gangbare kanalen gepubliceerd, maar anderzijds ging het projectteam ‘het land in’ om de selectiecriteria – waaronder KIS – nader toe te lichten. Ook werd de vakantieperiode niet meegeteld in de aanlevertermijn, zodat gegadigden voldoende tijd hadden om hun documentatie op orde te maken. In de gunningsfase vonden er ontmoetingen plaats tussen de beoordelingscommissie en de gegadigden om de ingediende projectaanpak en achterliggende keuzes te bespreken.
In de beoordelingscommissie zaten experts vanuit verschillende disciplines. Een van hen was Marcel Hertogh: “Het was erg interessant om vanuit diverse invalshoeken naar KIS te kijken. Voor het expertteam was het ook best spanend. Nu gingen we zien of ons model inspireert en of het ook echt wat oplevert. We hebben gelukkig veel van ons wensbeeld teruggezien, ondanks de kaders van de projectrealiteit. Dat was heel mooi!”
De andere kant
Jacco Groen, projectmanager namens de Combinatie Aanpak Maastunnel (CAM), vertelt hoe zij als aannemer het proces hebben ervaren: “De eerste reactie van onze juridische afdeling was dat we hier niet aan moesten beginnen. ‘Een contractstrop’, werd er gezegd. In het contract is KIS niet vastgelegd, er wordt ook niet uitgegaan van de UAV-GC. Toen we echter in gesprek gingen met de gemeente en KIS zo belangrijk bleek te zijn, kregen we er toch een goed gevoel over. De nadruk op KIS gaf ons vertrouwen dat het goed zou komen. Bovendien zijn de verantwoordelijkheden goed verdeeld. De gemeente zorgt bijvoorbeeld voor de Omgevingsvergunning en de conditionering.”
“Na de gunning hebben we in de convergentiefase (ca. een jaar) gezamenlijk toegewerkt naar een definitief ontwerp. We hebben wijzigingen en verrekenbare hoeveelheden bepaald, en stelposten ingevuld. Alles om ervoor te zorgen dat er in de realisatiefase zo min mogelijk aanpassingen nodig zijn. We werken vanaf dag één op een gezamenlijke, door de gemeente verzorgde projectlocatie in een open zaal, wat de kennisoverdracht stimuleert. We maken samen voortgangsrapportages, zoeken elkaar op bij de voorbereiding van praktijkproeven en hebben regelmatig samenwerkingssessies met een coach. Het doel is om fouten in de inhoud te voorkomen door de ‘zachte kant’ te onderhouden.”
Groen geeft toe dat een deel van de praktische invulling van KIS hun is opgelegd door de gemeente, maar inmiddels zijn ze er heel blij mee. “Zelf hebben we ook vanuit de KIS-visie bepaalde keuzes gemaakt. Om extra kwaliteit te behalen hebben we bijvoorbeeld het restauratiebedrijf Nico de Bont ingeschakeld, en op een werkterrein een deel van de tunnel nagebouwd, zodat we kritische werkzaamheden kunnen testen. Daarnaast werken we vanuit één portemonnee voor optimale integraliteit.”
Stapje verder
Na een jaar samenwerken zijn de conclusies vooral positief. “Het is belangrijk om alert te blijven en niet te vervallen in oud gedrag. Je moet je kwetsbaar blijven opstellen. Maar een coöperatief samenwerkingsmodel wérkt, het brengt beide partijen in een actieve modus, en je voorkomt faalkosten”, stelt Groen. Ook Marcel Hertogh is blij met het resultaat: “Je hebt een project nodig als katalysator voor vernieuwing. Het is nu zaak het gedachtegoed in te bedden in de organisaties. Zo kunnen we bij elk project weer een stapje verder komen.”
De gemeente Rotterdam heeft mede op basis van de input van het COB-expertteam haar aanbestedingsdocumentatie opgesteld. Op deze manier zijn veel ideeën van het expertteam uitgewerkt in de selectie- en gunningleidraad. In het rapport worden de criteria voor KIS toegelicht en zijn de precieze teksten na te lezen.
