(Foto: Vincent Basler)

Tussen Leiderdorp en Zoeterwoude-Dorp wordt momenteel hard gewerkt aan het verbreden van de A4, waarbij een verdiepte bak en een aquaduct worden aangelegd. Het risicomanagement is hierbij in handen van Reshmi Parsan en Fokke Huisman: zij is van Rijkswaterstaat, hij van aannemer BAM. Hoe maken zij hun samenwerking tot een succes?

De adviseur Risicomanagement bij Rijkswaterstaat (Reshmi Parsan) en de Risk & System Engineer bij BAM Infraconsult (Fokke Huisman) houden de risico’s van het project tussen Leiderdorp en Zoeterwoude-Dorp nauwlettend in de gaten. Beide beheren hun eigen risicodossier, maar er is veel samenwerking. Elk halfjaar komen de twee bijeen om inzicht te geven in hun risicodatabase en trends te bespreken. Daarnaast stuurt BAM zijn volledige dossier elke drie maanden naar de opdrachtgever.

“We filteren er geen risico’s uit,” vertelt Huisman, “dat is best bijzonder. Het komt denk ik door de goede verstandhouding; we hebben niets te verbergen en willen ook niets verbergen.” Volgens Parsan heeft het ook te maken met de systeemgerichte contractbeheersing (SCB) die Rijkswaterstaat hanteert. Uitgangspunt hierbij is dat de verantwoordelijkheid over hoe het werk wordt uitgevoerd volledig bij BAM ligt; dat vraagt om vertrouwen en open communicatie. Huisman benadrukt dat dat echter geen vanzelfsprekendheid is: “Je ziet dat er per project anders mee om wordt gegaan.”

Ruimte voor feedback

Parsan: “Een belangrijke succesfactor is de ruimte voor feedback, formeel en informeel. Laatst had BAM bijvoorbeeld een risicosessie, waarvoor wij ook waren uitgenodigd, en achteraf bespraken Fokke en ik hoe we het vonden gaan. Ik suggereerde om aan het einde van zo’n sessie de risico’s op te sommen om het resultaat gelijk zichtbaar te maken; dat is een voorbeeld van informele feedback.”
Formele feedback is er onder andere bij de bouwvergadering, waar er een standaard agendapunt is voor het expliciet uitspreken van verwachtingen. “Doordat je die feedback aan elkaar durft te geven en je ook kwetsbaar opstelt, til je de samenwerking naar een hoger niveau”, stelt Parsan.

“Het is sowieso bijzonder dat de opdrachtgever wordt uitgenodigd voor onze risicosessies”, vervolgt Huisman. “We hebben ook gezamenlijke risicosessies, bijvoorbeeld rond elektromechanische installaties. Die risico’s moeten we echt samen beheersen, dus dan houden we een gezamenlijke sessie, waarbij Reshmi alle risico’s die zij op dat vlak ziet met ons kan delen. Dan ontstaat er synergie van verschillende partijen en expertises, waardoor we een compleet beeld krijgen. De kans dat een risico optreedt wordt hierdoor kleiner en mocht het toch gebeuren, dan weet je dat je er gezamenlijk alles aan gedaan hebt om het te voorkomen.” Voor Parsan zijn er wel randvoorwaarden voor zo’n sessie: “Je moet je open opstellen, want je kunt wel met z’n allen bij elkaar gaan zitten, maar als je een verborgen agenda hebt, heeft dat geen nut. Maar bij dit project gaat het erg goed.”

Volgens Huisman vinden de projectmanagers het belangrijk om open en eerlijk te communiceren. Hij herkent hierin aspecten van Geo-Impuls, waar Huisman als ‘dwarsdenker’ lid is van de stuurgroep. “Veel dingen die daar worden besproken, worden bij dit project in feite al toegepast. Een goed voorbeeld is het risico op het verzakken van de A4. De verdiepte bak ligt zo vlak naast de bestaande weg, dat de kans bijna honderd procent was dat de A4 – die op een heuveltje ligt – iets verzakt. Maar daar zijn we naar de omgeving toe heel eerlijk over geweest. Dus toen dat op een paar plekken inderdaad gebeurde, was de impact veel minder groot. Dat is ook wat Geo-Impuls voorstaat: open communiceren over risico’s.”

Nog beter

Wat kan de samenwerking mogelijk nog verbeteren? Daar heeft Huisman snel een antwoord op: “Eén gezamenlijk risicodossier.” Dat is echter geen optie voor Rijkswaterstaat. Parsan legt uit: “Bij SCB sturen we op afstand: als een risico in ons dossier te hoog scoort, voeren we een toets uit ter controle. Dat kunnen we niet objectief doen als we gezamenlijke risico’s hebben. We moeten de kwantificering van een risico door de opdrachtnemer gescheiden houden van onze waardering.” Daar is Huisman het gedeeltelijk mee eens: “Wij als commerciële partij scoren risico’s wellicht vaker op de kosten en Rijkswaterstaat op imago. De perceptie is dus anders. Maar dat zou je ook in een gezamenlijk dossier kunnen verwerken.”

Een ander verbeterpunt is het leren van risico’s die optreden. Binnen het project gaat dat wel goed: “Bij het afzinken van de eerste bak van het aquaduct hadden we niet voorzien dat vissen massaal het door ons gegraven gat zouden opzoeken; daar kunnen we straks bij het afzinken van de tweede bak rekening mee houden”, geeft Huisman aan. “Maar we geven nog te weinig kennis door aan volgende projecten. We willen toe naar een centraal archief, zodat we ook tussen projecten risicomanagementgegevens kunnen uitwisselen.”