Eind 2013 verscheen de COB-publicatie Zeven sleutels voor een waardevolle afweging. Een vrij beknopte slotsom van een diepgaand onderzoek naar afwegingsprocessen. Daarom is het ook geen echte slotsom: de sleutels moeten nu naar de praktijk, zodat ze benut, getoetst en bijgeslepen kunnen worden. In Rotterdam en Amsterdam werd het startsein gegeven in de vorm van een masterclass.

Het COB werkt graag in cirkels. Van praktijk naar theorie, en weer terug naar de praktijk. Het project Afwegingskader ondergronds vs. bovengronds bouwen is daar een goed voorbeeld van. Het begon met een constatering in de praktijk: bij ruimtelijke opgaven blijkt het soms lastig om ondergrondse en bovengrondse oplossingen met elkaar te vergelijken, waardoor de afweging wordt bemoeilijkt en het resultaat mogelijk niet optimaal is. Rijkswaterstaat vroeg daarom het COB om samen met het netwerk een afwegingskader te ontwikkelen – een oplossing in de theorie.

Na uitgebreid onderzoek via diverse sporen werd vastgesteld dat het toevoegen van een nieuw kader aan het bestaande instrumentarium niet de oplossing zou zijn. Er werden in plaats daarvan zeven sleutels geformuleerd; tips and tricks die bestuurders en adviseurs kunnen toepassen in hun afwegingsprocessen om deze zorgvuldiger te laten verlopen. Daarmee was het project voor het COB echter niet ten einde, want de sleutels zijn ‘slechts’ woorden. Het toepassen is waar het om gaat, pas dan is de cirkel rond en zijn we terug in de praktijk, waar we bepalen of en hoe we het resultaat gaan verdiepen. Het COB heeft in maart masterclasses georganiseerd om de sleutels voor een zorgvuldige afweging naar de praktijk te brengen.

In de klas

De masterclasses vonden plaats in Rotterdam en Amsterdam, in samenwerking met de ingenieursbureaus van deze gemeenten. Beide keren zat de zaal vol. Er waren deelnemers vanuit provincies, adviesbureaus, de organiserende gemeenten en het ministerie van Infrastructuur enMilieu. De begeleiding was in handen van Bert van Eekelen en Aneta Krikke (twee auteurs van de zeven sleutels), Jantien van den Berg (COB-coördinator en eveneens medeauteur) en Edith Boonsma (communicatie COB).

“Enerzijds was de masterclass bedoeld om de sleutels nog eens helder uiteen te zetten”, vertelt Jantien. “Je hebt vaak niet de tijd om een publicatie rustig door te lezen; een masterclass is een goede gelegenheid om het gedachtegoed tot je nemen en er meteen mee aan de slag te gaan. Dat was het tweede doel: de sleutels vertalen naar de praktijk. Wat kun je ermee in je dagelijkse werk, hoe pas je ze toe, waar moet je op letten? We wilden de deelnemers een veilige omgeving bieden om met de sleutels te experimenteren en met elkaar te oefenen.”

Vingerwijzingen

Jantien werd bij het project betrokken toen er nog gezocht werd naar een afwegingskader. “Bij mij ontstond al snel het gevoel dat we geen kader moesten ontwikkelen, maar inzicht moesten geven in een afwegingsproces. Hier ben ik samen met de betrokken partijen, waaronder Bert van Eekelen, aan gaan werken. We zijn uitgekomen op sleutels die vooral gaan over houding en gedrag. Het zijn dingen die je in achterhoofd kunt houden terwijl je gebruikmaakt van bestaande afwegingsinstrumenten. De arena waarin afwegingen worden gemaakt is de laatste jaren sterk veranderd. Er is meer aandacht voor de stakeholders, mensen hebben meer inspraak. Daar gaan de sleutels op in. De huidige werkwijze in de praktijk, het onderzoekend ontwerpen/ontwerpend onderzoeken, staat centraal in de zeven sleutels – het is de vijfde sleutel om precies te zijn. Sleutels één tot en met vier beschrijven de uitgangspunten en principes die je nodig hebt om die basismethode te kunnen gebruiken. Vervolgens geven sleutels zes en zeven aanbevelingen voor het proces”, aldus Jantien.

Tijdens de masterclass heeft Bert van Eekelen de sleutels uitgebreid toegelicht met voorbeelden. “Dankzij zijn ruime ervaring met afwegingsprocessen kan Bert vrijwel alle inzichten illustreren aan de hand van een waargebeurd verhaal. Dat zijn boeiende kijkjes in de keuken”, zegt Jantien. Zo is er het voorbeeld van Schiphol. Voor de uitbreiding van de luchthaven werd een tijdlang gekeken naar de Noordzee, maar uiteindelijk sneuvelde dat idee. De oorzaak springt niet in het oog: de onderhandelingen liepen vast doordat de uitbreiding op zee tot een te hoge kostenpost voor KLM zou leiden vanwege de grote afstanden die het personeel dan moet afleggen. Jantien: “In de zeven sleutels is zodoende de aanbeveling terug te vinden dat op tijd de juiste partijen bij het afwegingsproces betrokken moeten worden. Hoe vanzelfsprekend dit ook lijkt, in de vaart van een project wordt hier soms aan voorbijgegaan.”

Maar hoe?

De zeven sleutels bevatten veel op het eerste gezicht concrete tips. ‘Zorgvuldig wegschrijven’ is er een, net als ‘De rug recht houden’ en ‘Geef elkaar de ruimte’. Toch komen de meeste deelnemers voor concretisering. Want hoe doe je dat precies, ‘elkaar de ruimte geven’, als je met vier boze partijen aan tafel zit die allemaal wat anders willen? Tijdens de masterclass hebben de deelnemers geoefend aan de hand van echte casussen, zoals het project de Rotterdamsebaan en het Hart van Zuid. Jantien: “Het werken aan een casus vonden de deelnemers waardevol, het gaf hen meer inzicht in het afwegingsproces en in elkaars zienswijzen. In elke groep zaten deelnemers vanuit verschillende disciplines, waardoor er ook verschillende ervaringen op tafel kwamen. Anderzijds bleken de casussen net iets te vaag om goed met de sleutels te kunnen oefenen. Je hebt daarvoor meer kennis nodig van de inhoud en de context van de projecten. Bij een volgende masterclass zal de briefing dus uitgebreider moeten, of er moet iemand aanschuiven vanuit het voorbeeldproject.”

Vervolg

Dat er een volgende masterclass komt, staat inmiddels vast. “In Rotterdam was de gemeente na afloop erg enthousiast”, vertelt Jantien. “We kijken nu hoe we samen een aantal materclasses specifiek voor hen kunnen organiseren. Rotterdam ziet de masterclass vooral als middel om gemeentelijke afdelingen bij elkaar te brengen. De ruimtelijk ordenaars werken vaak al bewust of onbewust volgens de zeven sleutels; de masterclass maakt hun werk inzichtelijk voor henzelf en voor anderen binnen de gemeente. Door met elkaar in de masterclass aan de slag te gaan, creëer je eenzelfde taal en kun je gelijk oefenen. Dan zie je dat er in een vroegtijdig stadium vraagstukken bovenkomen die je anders pas laat in het proces tegenkomt. En dat kan belangrijk zijn. Kijk bijvoorbeeld naar de trend waarbij de gemeente initiatief van de markt vraagt en deze met open armen ontvangt en faciliteert. Zo’n aanpak heeft grote consequenties voor het beheer en onderhoud als er andere keuze voor de openbare ruimte worden gemaakt dan afgesproken binnen de gemeente. Welke afwegingen maak je? Discussievoeren over dergelijke afdelingsoverstijgende onderwerpen bevordert de ketenintegratie.”