Het COB en Google Drive

Het COB is een kennis- en netwerkorganisatie. In COB-werkgroepen wordt kennis onderling gedeeld en er wordt collectief gewerkt aan kennisontwikkeling, bijvoorbeeld met nieuwe publicaties. Een online werkomgeving biedt vele gemakken en hulpmiddelen daarvoor. Het COB maakt hiervoor gebruik van Google Drive.

Waarom Google Drive?

Voor de online werkomgeving heeft het COB de volgende minimumeisen gesteld:

  1. Een afgeschermde online werkomgeving waar personen op uitnodiging bestanden kunnen bekijken, uploaden en rechtstreeks en collectief (met meerdere personen tegelijk) bewerken, afhankelijk van de verleende rechten.
  2. Er moet gekozen kunnen worden uit drie verschillende rechten:
    1. Kijkrechten: een persoon met kijkrechten kan mappen en documenten bekijken en eventueel (als dat is ingesteld) downloaden, maar niet bewerken.
    2. Reageerrechten: iemand met reageerrechten kan in de tekst suggesties doen en opmerkingen plaatsen, zodat de veranderingen zichtbaar zijn én de oorspronkelijke tekst bewaard blijft. Alle wijzigingen en opmerkingen moeten zichtbaar zijn toegekend aan de persoon. Alle uitgenodigde deelnemers moeten suggesties en opmerkingen van elkaar kunnen zien en indien ze reageerrechten of bewerkrechten (zie hieronder) hebben, hierop kunnen reageren. Iemand met reageerrechten kan geen documenten toevoegen of verwijderen.
    3. Bewerkrechten: personen met bewerkrechten kunnen direct wijzigingen in documenten doorvoeren, opmerkingen zien en beantwoorden, en suggesties van derden accepteren of afwijzen. Tevens kunnen ze documenten toevoegen en verwijderen.
  3. Het eigendom van de documenten wordt niet overgedragen aan de online clouddienst.
  4. Qua veiligheid wordt er gebruikgemaakt van informatieversleuteling en automatische back-ups. Voor de accounts is het mogelijk om twee-factor-authenticatie in te schakelen.
  5. De clouddienst moet gratis zijn, tenzij onderzoek uitwijst dat de overige eisen dan niet haalbaar zijn. Als er onvermijdelijk kosten aan verbonden zijn, zal er eerst bekeken moeten worden welk budget hiervoor vrij te maken is.

In een eigen onderzoek zijn diverse clouddiensten met elkaar vergeleken op basis van de bovengestelde eisen. Google Drive kwam hierbij naar voren als beste keus. Dropbox faciliteert bijvoorbeeld niet het collectief online samenwerken aan documenten. Microsoft Word Online (Office 365) biedt bijvoorbeeld (nog) niet de mogelijkheid dat meerdere personen tegelijkertijd online in een document kunnen werken zonder de oorspronkelijke tekst aan te passen, waarbij de gebruikers alle wijzigingen van elkaar kunnen zien en op elkaar kunnen reageren. Zodra Microsoft deze functionaliteit heeft toegevoegd, zal het COB opnieuw overwegen om over te stappen naar de online diensten van Microsoft. Het COB en veel leden in het netwerk maken namelijk al veelvuldig gebruik van Office 365, wat het gebruik vergemakkelijkt en compatibiliteit verbetert.

Privacybeleid, veiligheid en naleving Google Drive

Via onderstaande links vindt u per onderwerp meer informatie over Google Drive.

Privacy en eigendom

https://support.google.com/googlecloud/answer/6056650?hl=nl&ref_topic=6055719

Veiligheid en beveiligingstechnieken

https://support.google.com/googlecloud/answer/6056693?hl=nl&ref_topic=6055719

Naleving wet- en regelgeving

https://support.google.com/googlecloud/answer/6056694?hl=nl&ref_topic=6055719

Transparantie

https://support.google.com/googlecloud/answer/6056758?hl=nl&ref_topic=6055719

Betrouwbaarheid

https://support.google.com/googlecloud/answer/6056635?hl=nl&ref_topic=6055719#

Het verlenen van rechten

Het COB gaat bewust om met het verlenen van rechten voor mappen en documenten in Google Drive. Rechten worden handmatig per persoon toegekend door een beheerder van het COB, in overleg met de werkgroep, projectleider en/of coördinator.

Google-accounts

Reeds bekende Google-accounts worden opgeslagen in het relatiebeheersysteem van het COB, zodat dit account een volgende keer hergebruikt kan worden. Indien er nog geen Google-account bekend is, dan wordt de persoon per e-mail gevraagd om een Google-account toe te sturen, inclusief een instructie hoe zo’n account aan te maken is indien de persoon er nog geen heeft.

Op basis van de rol en functie van de desbetreffende persoon in het project waarin wordt samengewerkt, wordt een van de bovenstaande drie rechten ontleent. Meer informatie over deze rechten inclusief de mogelijkheden en restricties is te vinden via https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=nl&co=GENIE.Platform=Desktop.

Omgang met online documenten

Het COB is gericht op het delen van kennis en het samen ontwikkelen van nieuwe kennis. Dit kan alleen als de deelnemers zich vrij voelen om hun eigen kennis in te brengen. Als organisaties participant worden van het COB, kiezen zij hier bewust voor. Het COB gaat er dan ook van uit dat de deelnemers met zorg omgaan met de Google Drive en de documenten die daar te vinden zijn. Zo wordt verwacht dat deelnemers hun Google-accounts en de apparaten waarop zij werken op een effectieve manier hebben beveiligd (virussen, hacken) en dat zij andere, niet-gemachtigde personen, geen toegang geven tot hun Google-account.

Ook als de Google Drive gebruikt wordt voor zeer vertrouwelijke documenten, ligt de verantwoordelijkheid van de veiligheid bij de gebruikers zelf. In sommige gevallen zal het COB deze bewustwording versterken door middel van een ‘Verklaring omgang documenten’. De deelnemers ontvangen deze verklaring voordat de machtigingen worden verstrekt en dienen deze getekend retour te sturen.

Google biedt de mogelijkheid om twee-factor-authenticatie in te schakelen voor accounts, waardoor ook de accounts die toegang hebben tot de documenten extra beveiligd zijn. Het is aan de gebruikers om deze authenticatiemethode al dan niet in te schakelen; dit kan bijvoorbeeld worden geregeld via de ‘Verklaring omgang documenten’.

Google Drive biedt tevens de mogelijkheid om het downloaden van bestanden uit te schakelen, óók voor personen met kijkrechten. Het is echter onmogelijk om te voorkomen dat documenten worden geprint of dat er schermafbeeldingen worden gemaakt.