Volgens de heren van de gemeente Tilburg, Brabant Water en Enexis was de intentie om samen te werken er altijd al. En in de praktijk gebeurde het ook. Maar met het convenant dat de drie partijen eind mei tekenden, komt er meer structuur in de samenwerking en krijgt vroegtijdige afstemming extra aandacht.

Het convenant werd getekend op 31 mei 2013, na besprekingen die startten in september vorig jaar. In het document is vastgelegd dat de partijen hun plannen jaarlijks voor vier jaar op elkaar gaan afstemmen. Projecten zullen zo veel mogelijk worden gecombineerd, zodat bewoners minder overlast hebben en de kosten lager zijn. Marco Klessens, projectleider bij de gemeente Tilburg: “Het is vooral een afspraak over het werkproces. Wanneer komen welke mensen bij elkaar? Hoe gaan we communiceren? Een gemeente werkt anders dan een netbeheerder, plannen komen op een andere manier tot stand. In het convenant hebben we deze processen bij elkaar gebracht.”

“Het convenant zorgt niet zozeer voor méér samenwerking”, zegt Marcel van der Haar, hoofd Distributieadvies bij Brabant Water. “Op operationeel vlak weten we elkaar al tien jaar lang prima te vinden. Juist daardoor is er nu een convenant: vanuit de uitvoering weet je precies waar de knelpunten zitten en is er behoefte aan afspraken. We maakten in Synfra-verband al afspraken voor een jaar; met het convenant gaan we nu een stap verder.”

Aanpassen

Een belangrijke aanleiding voor het convenant is de grote saneringsopgave waar Enexis in Tilburg voor staat. “De opdracht vanuit de Energiekamer omvat het vervangen van driehonderddertig kilometer gasleiding in de komende tien jaar. Dat is bijna niet te doen als je niet met anderen samenwerkt”, stelt Theo Penders, programmamanager bij Enexis. Klessens vult aan: “De opgave van Enexis overstijgt het aantal gemeentelijke plannen. We willen daarom goed kijken wat de impact is en hoe we dingen slim kunnen combineren. De burger is mondiger geworden, die pikt het niet als de straat steeds openligt. Het is dus ook in ons belang dat we samen optrekken. Daar is wel een verandering in denkwijze voor nodig, want tot nu toe had de gemeente de touwtjes in handen. Nu gaan we het met elkaar doen.”

Ook bij Brabant Water heeft het convenant invloed op de werkwijze, vertelt Van der Haar. “Voor een waterleiding maakt het vaak niet uit of ze dit jaar of volgend jaar vervangen wordt. Daarom keken we bij het uitvoeren van onze plannen niet alleen naar onszelf: als andere partijen ergens aan de slag gaan, dan beoordelen we of we daarin kunnen meegaan. Het convenant spoort ons aan om de eigen plannen voor langere termijn vast te stellen, want we willen steeds voor vier jaar projecten afstemmen. Dat is intern wel even wennen, maar het levert een hoop op. Je weet eerder waar je aan toe bent en er is continuïteit: door de afspraken op bestuurlijk niveau hebben verkiezingen minder invloed.”

Van der Haar vervolgt: “Een kleinere gemeente kan projecten gemakkelijker intern afstemmen. In Tilburg gebeurt echter zo veel dat je het anders moet aanpakken. Zeker nu Enexis veel gaat vervangen, wordt systematische samenwerking heel belangrijk.” Penders: “We kunnen wel in het wilde weg aan de gang gaan, maar we willen ook maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarom kijken we liever of we sommige leidingen wat later kunnen doen en andere wat eerder, zodat we het kunnen combineren met werk van de gemeente en Brabant Water, en de burger de minste overlast ondervindt. Binnen het convenant is afgesproken dat er na graafwerkzaamheden vijf jaar lang niets mag gebeuren. Dan denk je dus goed na voordat je besluit niet mee te doen aan een project.”

Centraal

Om de afspraken in praktijk te brengen, is er een nieuwe organisatie in het leven geroepen, met een regisseur aan het hoofd. Deze gaat de meerjarenplannen van de drie partijen bekijken en voorstellen hoe ze op elkaar afgestemd kunnen worden. Een stuurgroep – met leden vanuit alle drie de organisaties – moet vervolgens haar goedkeuring verlenen. Na een jaar wordt samen met de regisseur gekeken of het systeem naar behoren werkt, al zal er ook onderweg zo nodig worden bijgestuurd.

Er is afgesproken om in de uitvoeringsfase eens in de twee à drie weken een vast contactmoment te beleggen waarop de partijen hun projecten doornemen. “Nu moeten projectmanagers van Brabant Water en Enexis nog bij elk gemeentelijk project aanschuiven”, zegt Klessens. “Als we straks centraal werken, scheelt dat enorm veel tijd. Ook de communicatie gaan we centraal doen, ongeacht of het een project is van ons alle drie of van één partij. Zo kunnen we uniform informeren.”

Vanuit andere gemeenten en netbeheerders is met interesse gereageerd op het convenant. “Hoewel de intentie er meestal wel is, lukt het vaak niet om tot afspraken te komen. De samenwerking verloopt bijvoorbeeld al moeizaam, of intern staan de neuzen niet dezelfde kant op. Bij ons drieën was dat allebei al in orde, dus dat heeft zeker meegeholpen”, aldus Penders.