Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 24 augustus 2026

Het COB is een netwerkorganisatie gericht op het verzamelen, ontwikkelen en ontsluiten van kennis over en gerelateerd aan ondergronds ruimtegebruik. Dit kan niet zonder participanten en platformleden: zij delen hun kennis in de COB-platforms en -projecten. Om het netwerk in stand te houden en de gezamenlijke kennisontwikkeling te faciliteren, verzamelt en registreert het COB (persoons)gegevens van netwerkleden. Het COB gaat zorgvuldig om met deze gegevens.

Interne administratie

Het administratiesysteem bevat de volgende persoonsgegevens:

• Achternaam
• Voornaam en/of voorletters, indien bij ons bekend
• Titulatuur, indien bij ons bekend.
• Uw werkgever(s), voor zover bij ons bekend.
• Uw functie en/of afdeling, indien bij ons bekend.
• Contactgegevens voor zover bij ons bekend: e-mailadres, vast telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, Google-account.
• Bezoek- en postadres van uw werkgever(s).
• Uw privéadres, indien bij ons bekend.
• Uw geboortedatum, indien bij ons bekend.

• Uw registratienummer bij KIVI, indien bij ons bekend.

In het administratiesysteem wordt daarnaast de volgende informatie opgeslagen:

• Belangrijke e-mailcorrespondentie met medewerkers van het COB.
• Uw deelname aan bijeenkomsten (enkel voor grote bijeenkomsten, zoals het COB-congres).
• Uw deelname aan COB-projecten en/of -platforms.
• Uw bijdragen aan producten zoals de Onderbouwing.

Deze informatie wordt geregistreerd om u snel en goed van dienst te kunnen zijn als u vragen heeft, en om u gericht te kunnen uitnodigen voor nieuwe projecten en/of bijeenkomsten.

Openbare gegevens

Sommige gegevens uit het administratiesysteem worden gebruikt op de website van het COB. Dit betreft de namen, de werkgevers en de COB-activiteiten van netwerkleden. Op een projectpagina op de website is bijvoorbeeld te zien welke personen meedoen aan dat project. Ook is er een overzichtspagina van alle bij het COB betrokken personen: www.cob.nl/netwerk.

Voor platformbijeenkomsten worden de leden uitgenodigd met een vergaderverzoek. Dit is ingesteld om het aanmelden te vergemakkelijken; veel leden stellen deze methode op prijs. Het nadeel is echter dat het niet mogelijk is om e-mailadressen af te schermen, zoals dat wel kan bij mailverkeer (BCC). Een ontvanger van een vergaderverzoek kan altijd de e-mailadressen zien van alle andere ontvangers. Omdat de leden juist vanwege het persoonlijke contact deelnemen aan een platformbijeenkomst (een platform is als een hechte gemeenschap), denken we dat dit geen groot bezwaar is. Helaas kunnen wij niet voorkomen dat een vergaderverzoek wordt doorgestuurd, waardoor de e-mailadressen wél in onbekende handen kunnen komen.

Beeldmateriaal

Foto’s en video’s waarop mensen herkenbaar in beeld komen, zijn persoonsgegevens. Tijdens fysieke bijeenkomsten van het COB worden regelmatig foto’s of video’s gemaakt. We gebruiken deze beelden ter promotie van activiteiten van het COB, om zo het netwerk in stand te houden en uit te breiden. Het samenbrengen van netwerkleden is een kerntaak van het COB en een belangrijke reden voor (potentiële) participanten om zich aan te sluiten bij het COB. Zonder het gebruik van persoonlijk beeldmateriaal is het niet mogelijk een actief netwerk te organiseren. Mocht u op onze website of sociale media een foto van uzelf tegenkomen waar u bezwaar tegen heeft, dan kunt u uiteraard wel contact opnemen met het verzoek deze te verwijderen.

Digitale, online bijeenkomsten worden in de meeste gevallen opgenomen. Deze opnames worden soms openbaar gedeeld via de website en/of YouTube, zodat ook netwerkleden die niet aanwezig konden zijn, de gepresenteerde kennis tot zich kunnen nemen. Voor platformbijeenkomsten vindt hierover afstemming plaats met de platformleden. Daarnaast wordt voor het publiceren altijd toestemming gevraagd van degenen die tijdens de bijeenkomst een presentatie hebben gegeven. De bijdragen van deelnemers (mondeling of via een chatbox) vormen een essentieel onderdeel van COB-bijeenkomsten en worden daarom meestal ook gedeeld via de opname.

Website: cookies en tracking

De website is een belangrijk medium voor de doelstellingen van het COB. Om de site optimaal te laten werken en te verbeteren, gebruiken we cookies, localStorage en vergelijkbare technieken. We onderscheiden vier categorieën:

• Essentieel (altijd aan) — Noodzakelijk voor basisfunctionaliteit zoals het captcha bij document-downloads en het onthouden van uw cookie-voorkeuren.
• Functioneel (standaard aan, geen toestemming vereist) — Onthoudt uw taalvoorkeur, chatbot-context (sessienummer en uw recente chatberichten, zie de sectie AI-chatbot) en formulier-invulling. Valt onder de AVG-uitzondering voor “strikt noodzakelijk voor gevraagde diensten”.
• Statistieken (standaard aan, anoniem) — Anonieme bezoekstatistieken via PostHog om de site te verbeteren. IP-adres wordt vóór opslag geanonimiseerd. Data wordt op EU-servers verwerkt.
• Marketing / embeds (alleen met uw toestemming) — Google Analytics, ingesloten YouTube- en Vimeo-video’s, en Google Maps. Deze partijen plaatsen eigen cookies en doen cross-site tracking.

Bij uw eerste bezoek verschijnt een banner waarin u toestemming geeft of weigert voor marketing-cookies. Uw keuze wordt 12 maanden bewaard in een cookie op uw apparaat. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link “Cookievoorkeuren” onderaan de site, of via de knop hieronder.

Cookie-voorkeuren aanpassen

Voor een volledig overzicht van alle cookies, met naam, doel, bewaartermijn en aanbieder, zie onze Cookieverklaring.

Google Analytics

Google Analytics laadt uitsluitend na uw toestemming voor marketing-cookies. Wanneer u toestemming geeft, wordt uw IP-adres verkort (anonymize_ip) voordat het naar Google wordt gestuurd. Statistieken worden gebruikt om de website te verbeteren en om te begrijpen welke onderwerpen het meest gelezen worden. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google.

PostHog (anonieme statistieken)

Voor site-verbetering gebruiken wij PostHog Cloud EU (servers in Frankfurt, Duitsland). PostHog draait direct bij eerste bezoek, maar in geanonimiseerde vorm: uw IP-adres wordt weggelaten en er wordt geen profiel opgebouwd van niet-ingelogde gebruikers. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met PostHog Inc. Data blijft in de EU.

Ingesloten video’s

YouTube-video’s op onze site worden geladen via youtube-nocookie.com (privacy-modus van YouTube), waarbij minder trackingdata wordt verzameld. Vimeo-video’s laden met do-not-track (dnt=1). Beide laden uitsluitend na uw toestemming voor marketing-cookies.

AI-chatbot (COBot)

Op onze website kunt u vragen stellen aan de COBot, onze AI-chatbot. De chatbot zoekt in de kennis van het COB (zoals groeiboeken, kennisbank, projecten en nieuws) en in onze projectadministratie (wie bij welk COB-project betrokken is), en formuleert daarmee een antwoord.

U chat met AI. De antwoorden worden automatisch gegenereerd door een AI-taalmodel; het zijn geen uitspraken van COB-medewerkers. Antwoorden kunnen onvolledig of onjuist zijn. Controleer belangrijke informatie daarom via de bronnen die bij het antwoord worden genoemd. De chatbot neemt geen besluiten over u; er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats zoals bedoeld in artikel 22 AVG. Met deze melding voldoen wij aan de transparantieverplichting uit de Europese AI-verordening (artikel 50); ook in het chatvenster zelf ziet u dat u met AI praat.

Welke gegevens verwerken we? Wij slaan uw vragen en de antwoorden daarop op in onze database (servers in Frankfurt, EU), samen met een willekeurig sessienummer, het tijdstip, de gekozen taal, de pagina waarop u de vraag stelde en uw eventuele feedback (duimpje en toelichting). Stelt u uw vraag zonder in te loggen, dan slaan wij géén naam of e-mailadres van u op. Uw IP-adres komt nooit in de database; het wordt gebruikt om misbruik te beperken (maximum aantal vragen per uur) en komt daarbij in technische serverlogs terecht, die na 7 dagen automatisch worden verwijderd.

Tip: deel geen persoonsgegevens (van uzelf of van anderen) in de chat. Voor vragen over ondergronds bouwen is dat nooit nodig.

In uw browser. De chatbot plaatst zelf geen tracking-cookies. Om uw gesprek te onthouden bewaart de chatbot in uw browser (localStorage) een willekeurig sessienummer en uw recente berichten. Die blijven staan totdat u uw browsergegevens wist. Dit valt onder de categorie “Functioneel” hierboven. Alleen de captcha bij het uploaden van bestanden (Cloudflare) kan een technische cookie plaatsen.

Waarom bewaren we gesprekken? Wij gebruiken opgeslagen gesprekken om de kwaliteit van de chatbot te bewaken en te verbeteren: onze redactie en vakexperts beoordelen antwoorden en verbeteren waar nodig de kennisbasis. Ook sporen we er misbruik en technische fouten mee op. Grondslagen: uitvoering van de door u gevraagde dienst (het beantwoorden van uw vraag) en ons gerechtvaardigd belang (kwaliteit en beveiliging).

Hoe lang? Chatgesprekken van niet-ingelogde bezoekers bewaren wij maximaal 24 maanden in herleidbare vorm. Daarna anonimiseren wij ze: wij verwijderen het sessienummer en persoonsgegevens uit de tekst, zodat gesprekken niet meer tot een persoon te herleiden zijn. De geanonimiseerde vragen en antwoorden gebruiken wij blijvend om de chatbot en onze kennisbasis te verbeteren. Vraag-antwoordparen die in ons interne reviewproces zijn gecontroleerd en goedgekeurd, kunnen wij langer bewaren om de chatbot te evalueren en te verbeteren; ook die worden losgekoppeld van uw sessie.

Ingelogd gebruik. Voor gebruik van de chatbot met een cob.nl-account, als reviewer of via Microsoft Word geldt aanvullende privacy-informatie; die ontvangen de betreffende gebruikers rechtstreeks van ons.

Documenten en afbeeldingen. U kunt de chatbot een document of afbeelding voorleggen. Het bestand zelf wordt niet door ons opgeslagen; het wordt alleen tijdens het beantwoorden verwerkt, ook door de hieronder genoemde AI-verwerkers. De bestandsnaam en het antwoord (met daarin eventueel geciteerde fragmenten) worden wel als onderdeel van het gesprek bewaard, en bij afbeeldingen ook de door AI gemaakte beschrijving en een technische zoekrepresentatie van het beeld, zodat u er in hetzelfde gesprek op kunt doorvragen. Bij uploads gebruiken we een captcha van Cloudflare om misbruik te voorkomen; Cloudflare verwerkt daarbij uw IP-adres.

Welke partijen zijn betrokken? Anthropic genereert de antwoorden (AI-model Claude), Voyage AI verzorgt de zoektechniek en de opslag en hosting draaien op Europese servers in Frankfurt. Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten; geen van hen gebruikt uw gesprekken om AI-modellen te trainen. Zie “Wie verwerkt uw gegevens?” en “Doorgifte buiten de EU”.

Statistieken. Het gebruik van de chatbot (bijvoorbeeld dat er een vraag is gesteld en of een antwoord als nuttig is beoordeeld) meten wij anoniem via PostHog. Heeft u toestemming gegeven voor marketing-cookies, dan meten wij dit ook via Google Analytics. In beide gevallen gaat de inhoud van uw gesprek niet mee.

Namen in antwoorden. De chatbot kan namen noemen van personen die bij COB-projecten en -platforms betrokken zijn. Die informatie komt uit onze openbare website en administratie (zie “Openbare gegevens”).

Uw gesprek verwijderen? Mail ons via info@cob.nl, dan wissen wij het definitief.

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Wie verwerkt uw gegevens?

Wij schakelen enkele externe partijen in om onze website en dienstverlening mogelijk te maken. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten (DPA’s) gesloten — rechtstreeks, of via de partij die hen voor ons inschakelt.

• Antum B.V. (Nederland) — Bouw, onderhoud en technisch beheer van onze website.
• Rootnet B.V. (Nederland) — Hosting van onze website. De servers staan in Nederlandse datacenters; Rootnet is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd. Rootnet wordt ingeschakeld via Antum.
• PostHog Inc. (EU-servers, Frankfurt) — Anonieme site-analytics. Data blijft in de EU.
• Google Ireland Ltd. — Google Workspace voor interne documenten, Google Analytics (alleen na uw toestemming), Google Maps (alleen na uw toestemming).
• YouTube LLC / Vimeo Inc. — Ingesloten video’s op onze pagina’s, geladen in privacy-modus, alleen na uw toestemming voor marketing-cookies.
• Gravity Forms — Formulieren op onze site. Ingevulde data wordt bij ons opgeslagen (WordPress-database, EU-hosting).
• Anthropic Ireland Ltd. (Ierland; de verwerking zelf vindt plaats op servers in de VS bij Anthropic PBC) — Het AI-model (Claude) dat de chatbot-antwoorden genereert en door u aangeleverde documenten of afbeeldingen analyseert. Gebruikt uw gegevens niet voor het trainen van AI-modellen.
• Voyage AI (MongoDB Inc.) (VS) — Zoektechniek van de chatbot: zet vragen en teksten om in zoekvectoren om de juiste passages in onze kennisbank te vinden. Gebruikt uw gegevens niet voor het trainen van AI-modellen. Deelnemer aan het EU-US Data Privacy Framework.
• Supabase Inc. (VS, servers in Frankfurt) — Database waarin de chatgesprekken en onze kennisbank worden opgeslagen. De gegevens staan op Europese servers (AWS, regio Frankfurt).
• Render Services Inc. (VS, servers in Frankfurt) — Hosting van de software achter de chatbot. Draait in de regio Frankfurt.
• Cloudflare Inc. (VS) — Captcha (Turnstile) bij het uploaden van bestanden aan de chatbot; verwerkt daarbij uw IP-adres. Deelnemer aan het EU-US Data Privacy Framework.

Doorgifte buiten de EU

Enkele van onze verwerkers zijn Amerikaanse bedrijven. Wanneer u toestemming geeft voor de categorie “Marketing/embeds”, kan data verwerkt worden buiten de EU door Google, YouTube en Vimeo. Deze partijen zijn deelnemer aan het EU-US Data Privacy Framework — een door de Europese Commissie erkend adequaatheidsbesluit dat een passend beschermingsniveau garandeert.

Voor de AI-chatbot worden uw vragen (en eventueel door u aangeleverde bestanden) verwerkt door Anthropic en Voyage AI in de Verenigde Staten. Met beide partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten met EU-modelcontractbepalingen (SCC’s); Voyage AI is daarnaast deelnemer aan het EU-US Data Privacy Framework. Bij het uploaden van bestanden verwerkt ook Cloudflare (VS, eveneens deelnemer aan het Data Privacy Framework) kortstondig uw IP-adres voor de captcha.

De opslag van uw chatgesprekken en onze database staat op Europese servers in Frankfurt. De leveranciers daarvan (Supabase en Render) zijn Amerikaanse bedrijven: uw gegevens blijven in de EU, maar wij kunnen niet uitsluiten dat een Amerikaanse moederonderneming toegang tot gegevens moet verlenen op grond van Amerikaans recht. Ook met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten met EU-modelcontractbepalingen.

PostHog draait volledig op EU-servers in Frankfurt. Onze website zelf draait op servers van Rootnet in Nederlandse datacenters.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Nieuwsbrief

Het COB houdt de netwerkleden via een digitale nieuwsbrief op de hoogte van ontwikkelingen, projecten en bijeenkomsten. Personen die actief zijn of worden binnen het COB worden dan ook toegevoegd aan de adreslijst. Daarnaast kunnen geïnteresseerden zichzelf via de website aanmelden. Iedereen kan zich te allen tijde afmelden via de link onderaan de nieuwsbrief.

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage — U mag opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie — Kloppen uw gegevens niet? Dan passen wij ze aan.
• Recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”) — U kunt vragen om verwijdering van uw gegevens.
• Recht op beperking — U kunt tijdelijk stopzetten van de verwerking vragen.
• Recht op bezwaar — U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit — U kunt uw gegevens in een gestructureerd format opvragen om over te dragen naar een andere partij.
• Recht om toestemming in te trekken — Voor verwerkingen op basis van toestemming (bijvoorbeeld marketing-cookies) kunt u die op elk moment intrekken via de link “Cookievoorkeuren” onderaan de site.

Deze rechten gelden ook voor uw chatbot-gesprekken. Gesprekken van niet-ingelogde bezoekers kunnen wij niet aan een naam koppelen; om uw gesprek terug te vinden vragen wij u dan om extra informatie, zoals de datum, het tijdstip en (een deel van) de letterlijke vraag.

Wilt u één van deze rechten uitoefenen? Neem contact met ons op via info@cob.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

Klacht indienen

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Wij horen dat graag eerst zelf (via info@cob.nl), zodat wij het samen kunnen oplossen. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
autoriteitpersoonsgegevens.nl/klacht
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
0900 – 2001 201

Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen bij wijzigingen in wetgeving, onze diensten of onze verwerkers. Bij ingrijpende wijzigingen brengen wij u op de hoogte via een melding op onze site. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met uw gegevens omgaan?

Stichting COB (Centrum Ondergronds Bouwen)
Van der Burghweg 2, 2628 CS Delft
info@cob.nl
085 4862 410

Wij hebben geen aparte functionaris gegevensbescherming (FG/DPO) — voor privacy-vragen kunt u terecht op bovenstaand adres of e-mailadres.