Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 14 augustus 2026

Het COB is een netwerkorganisatie gericht op het verzamelen, ontwikkelen en ontsluiten van kennis over en gerelateerd aan ondergronds ruimtegebruik. Dit kan niet zonder participanten en platformleden: zij delen hun kennis in de COB-platforms en -projecten. Om het netwerk in stand te houden en de gezamenlijke kennisontwikkeling te faciliteren, verzamelt en registreert het COB (persoons)gegevens van netwerkleden. Het COB gaat zorgvuldig om met deze gegevens.

Interne administratie

Het administratiesysteem bevat de volgende persoonsgegeven:

• Achternaam
• Voornaam en/of voorletters, indien bij ons bekend
• Titulatuur, indien bij ons bekend.
• Uw werkgever(s), voor zover bij ons bekend.
• Uw functie en/of afdeling, indien bij ons bekend.
• Contactgegevens voor zover bij ons bekend: e-mailadres, vast telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, Google-account.
• Bezoek- en postadres van uw werkgever(s).
• Uw privéadres, indien bij ons bekend.
• Uw geboortedatum, indien bij ons bekend.
• Uw registratienummer bij KIVI, indien bij ons bekend.

In het administratiesysteem wordt daarnaast de volgende informatie opgeslagen:

• Belangrijke e-mailcorrespondentie met medewerkers van het COB.
• Uw deelname aan bijeenkomsten (enkel voor grote bijeenkomsten, zoals het COB-congres).
• Uw deelname aan COB-projecten en/of -platforms.
• Uw bijdragen aan producten zoals de Onderbouwing.

Deze informatie wordt geregistreerd om u snel en goed van dienst te kunnen zijn als u vragen heeft, en om u gericht te kunnen uitnodigen voor nieuwe projecten en/of bijeenkomsten.

Openbare gegevens

Sommige gegevens uit het administratiesysteem worden gebruikt op de website van het COB. Dit betreft de namen, de werkgevers en de COB-activiteiten van netwerkleden. Op een projectpagina op de website is bijvoorbeeld te zien welke personen meedoen aan dat project. Ook is er een overzichtspagina van alle bij het COB betrokken personen: www.cob.nl/netwerk.

Voor platformbijeenkomsten worden de leden uitgenodigd met een vergaderverzoek. Dit is ingesteld om het aanmelden te vergemakkelijken; veel leden stellen deze methode op prijs. Het nadeel is echter dat het niet mogelijk is om e-mailadressen af te schermen, zoals dat wel kan bij mailverkeer (BCC). Een ontvanger van een vergaderverzoek kan altijd de e-mailadressen zien van alle andere ontvangers. Omdat de leden juist vanwege het persoonlijke contact deelnemen aan een platformbijeenkomst (een platform is als een hechte gemeenschap), denken we dat dit geen groot bezwaar is. Helaas kunnen wij niet voorkomen dat een vergaderverzoek wordt doorgestuurd, waardoor de e-mailadressen wél in onbekende handen kunnen komen.

Beeldmateriaal

Foto’s en video’s waarop mensen herkenbaar in beeld komen, zijn persoonsgegevens. Tijdens fysieke bijeenkomsten van het COB worden regelmatig foto’s of video’s gemaakt. We gebruiken deze beelden ter promotie van activiteiten van het COB, om zo het netwerk in stand te houden en uit te breiden. Het samenbrengen van netwerkleden is een kerntaak van het COB en een belangrijke reden voor (potentiële) participanten om zich aan te sluiten bij het COB. Zonder het gebruik van persoonlijk beeldmateriaal is het niet mogelijk een actief netwerk te organiseren. Mocht u op onze website of sociale media een foto van uzelf tegenkomen waar u bezwaar tegen heeft, dan kunt u uiteraard wel contact opnemen met het verzoek deze te verwijderen.

Digitale, online bijeenkomsten worden in de meeste gevallen opgenomen. Deze opnames worden soms openbaar gedeeld via de website en/of YouTube, zodat ook netwerkleden die niet aanwezig konden zijn, de gepresenteerde kennis tot zich kunnen nemen. Voor platformbijeenkomsten vindt hierover afstemming plaats met de platformleden. Daarnaast wordt voor het publiceren altijd toestemming gevraagd van degenen die tijdens de bijeenkomst een presentatie hebben gegeven. De bijdragen van deelnemers (mondeling of via een chatbox) vormen een essentieel onderdeel van COB-bijeenkomsten en worden daarom meestal ook gedeeld via de opname.

Website: cookies en tracking

De website is een belangrijk medium voor de doelstellingen van het COB. Om de site optimaal te laten werken en te verbeteren, gebruiken we cookies, localStorage en vergelijkbare technieken. We onderscheiden vier categorieën:

• Essentieel (altijd aan) — Noodzakelijk voor basisfunctionaliteit zoals het captcha bij document-downloads en het onthouden van uw cookie-voorkeuren.
• Functioneel (standaard aan, geen toestemming vereist) — Onthoudt uw taalvoorkeur, chatbot-context en formulier-invulling. Valt onder de AVG-uitzondering voor “strikt noodzakelijk voor gevraagde diensten”.
• Statistieken (standaard aan, anoniem) — Anonieme bezoekstatistieken via PostHog om de site te verbeteren. IP-adres wordt vóór opslag geanonimiseerd. Data wordt op EU-servers verwerkt.
• Marketing / embeds (alleen met uw toestemming) — Google Analytics, ingesloten YouTube- en Vimeo-video’s, en Google Maps. Deze partijen plaatsen eigen cookies en doen cross-site tracking.

Bij uw eerste bezoek verschijnt een banner waarin u toestemming geeft of weigert voor marketing-cookies. Uw keuze wordt 12 maanden bewaard in een cookie op uw apparaat. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link “Cookievoorkeuren” onderaan de site, of via de knop hieronder.

Cookie-voorkeuren aanpassen

Voor een volledig overzicht van alle cookies, met naam, doel, bewaartermijn en aanbieder, zie onze Cookieverklaring.

Google Analytics

Google Analytics laadt uitsluitend na uw toestemming voor marketing-cookies. Wanneer u toestemming geeft, wordt uw IP-adres verkort (anonymize_ip) voordat het naar Google wordt gestuurd. Statistieken worden gebruikt om de website te verbeteren en om te begrijpen welke onderwerpen het meest gelezen worden. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google.

PostHog (anonieme statistieken)

Voor site-verbetering gebruiken wij PostHog Cloud EU (servers in Frankfurt, Duitsland). PostHog draait direct bij eerste bezoek, maar in geanonimiseerde vorm: uw IP-adres wordt weggelaten en er wordt geen profiel opgebouwd van niet-ingelogde gebruikers. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met PostHog Inc. Data blijft in de EU.

Ingesloten video’s

YouTube-video’s op onze site worden geladen via youtube-nocookie.com (privacy-modus van YouTube), waarbij minder trackingdata wordt verzameld. Vimeo-video’s laden met do-not-track (dnt=1). Beide laden uitsluitend na uw toestemming voor marketing-cookies.

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Wie verwerkt uw gegevens?

Wij schakelen enkele externe partijen in om onze website en dienstverlening mogelijk te maken. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst (DPA) gesloten.

• Antum B.V. (Nederland) — Website-hosting en technisch beheer.
• PostHog Inc. (EU-servers, Frankfurt) — Anonieme site-analytics. Data blijft in de EU.
• Google Ireland Ltd. — Google Workspace voor interne documenten, Google Analytics (alleen na uw toestemming), Google Maps (alleen na uw toestemming).
• YouTube LLC / Vimeo Inc. — Ingesloten video’s op onze pagina’s, geladen in privacy-modus, alleen na uw toestemming voor marketing-cookies.
• Gravity Forms — Formulieren op onze site. Ingevulde data wordt bij ons opgeslagen (WordPress-database, EU-hosting).

Doorgifte buiten de EU

Enkele van onze verwerkers zijn Amerikaanse bedrijven. Wanneer u toestemming geeft voor de categorie “Marketing/embeds”, kan data verwerkt worden buiten de EU door Google, YouTube en Vimeo. Deze partijen zijn deelnemer aan het EU-US Data Privacy Framework — een door de Europese Commissie erkend adequaatheidsbesluit dat een passend beschermingsniveau garandeert. PostHog draait volledig op EU-servers in Frankfurt. Onze hosting bij Antum staat in Nederland.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Nieuwsbrief

Het COB houdt de netwerkleden via een digitale nieuwsbrief op de hoogte van ontwikkelingen, projecten en bijeenkomsten. Personen die actief zijn of worden binnen het COB worden dan ook toegevoegd aan de adreslijst. Daarnaast kunnen geïnteresseerden zichzelf via de website aanmelden. Iedereen kan zich te allen tijde afmelden via de link onderaan de nieuwsbrief.

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage — U mag opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie — Kloppen uw gegevens niet? Dan passen wij ze aan.
• Recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”) — U kunt vragen om verwijdering van uw gegevens.
• Recht op beperking — U kunt tijdelijk stopzetten van de verwerking vragen.
• Recht op bezwaar — U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit — U kunt uw gegevens in een gestructureerd format opvragen om over te dragen naar een andere partij.
• Recht om toestemming in te trekken — Voor verwerkingen op basis van toestemming (bijvoorbeeld marketing-cookies) kunt u die op elk moment intrekken via de link “Cookievoorkeuren” onderaan de site.

Wilt u één van deze rechten uitoefenen? Neem contact met ons op via info@cob.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

Klacht indienen

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Wij horen dat graag eerst zelf (via info@cob.nl), zodat wij het samen kunnen oplossen. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
autoriteitpersoonsgegevens.nl/klacht
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
0900 – 2001 201

Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen bij wijzigingen in wetgeving, onze diensten of onze verwerkers. Bij ingrijpende wijzigingen brengen wij u op de hoogte via een melding op onze site. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met uw gegevens omgaan?

Stichting COB (Centrum Ondergronds Bouwen)
Van der Burghweg 2, 2628 CS Delft
info@cob.nl
085 4862 410

Wij hebben geen aparte functionaris gegevensbescherming (FG/DPO) — voor privacy-vragen kunt u terecht op bovenstaand adres of e-mailadres.