Spanningsveld tussen project en beheer

De Dienst Metro van de gemeente Amsterdam wil de Noord/Zuidlijn vanuit Life Cycle Costing (LCC) beheren. Maar de aanleg van de Noord/Zuidlijn is niet vanuit dat beginsel gestart. In de aanloop naar de overdracht van bouw naar beheer wordt zo veel mogelijk getracht het LCC-denken alsnog in het project te integreren. Een dialoog tussen project (Barry van der Struijs) en beheer (Erik Bijlsma).

De opening van de Noord/Zuidlijn staat gepland voor 2017. Dan is het negentien jaar geleden dat de eerste specificaties werden gemaakt. Het beheer van de nieuwe openbaarvervoerder moet echter bij voorkeur wel plaatsvinden conform de inzichten van vandaag. Life Cycle Costing (LCC) is een methodiek waarbij kosten en baten gedurende de gehele levensduur vooraf inzichtelijk worden gemaakt. De methode is door de Dienst Metro omarmd. Hoe je tot de meest optimale aanpak komt bij een project dat al in een vergevorderd stadium is, is een opgave waar de afdeling Eigendom en Beheer en het project Noord/Zuidlijn van de Dienst Metro zich al bijna drie jaar over buigen. En met succes. Het is weliswaar niet gelukt om alle voor het beheer benodigde informatie met terugwerkende kracht op een standaardwijze vast te leggen, maar de informatie is en wordt wel beschikbaar gemaakt. Voor informatie over alles wat met ruwbouw te maken heeft, moet de Dienst Metro een migratieslag maken. Voor het deel Transport Techniek & Afbouw (o.a. rails, stationsinrichting en energievoorziening) was reparatie mogelijk en voor de aanvullende ‘intelligente’ installaties, die grotendeels nog moeten worden aangelegd, kan volledig volgens de LCC-standaard worden gewerkt.

Erik Bijlsma benadrukt het belang van de structurele LCC-aanpak. “In de afweging bij de start van projecten is de aandacht primair gericht op de investering. Maar als je het beheer niet goed inricht, zul je de beoogde levensduur niet halen.” De methodische LCC-aanpak is nodig omdat aandacht voor beheer in de aanlegfase niet vanzelfsprekend is. Barry van der Struijs: “Mensen die bij dergelijke projecten betrokken zijn, willen vaak zo snel mogelijk bouwen. Er zijn er weinig die in deze fase al naar de klant kijken.”

LCC-eisen

Vanuit het project Noord/Zuidlijn was er een natuurlijke terughoudendheid tegen wat als aanvullende wensen werd gezien. ‘Leuk maar te laat’, was de reactie. Erik Bijlsma: “Die reactie kom je nu zelfs nog binnen onze Dienst Metro tegen. Vanuit beheer komen er extra eisen. Dat is lastig.” En hoe later die vraag komt, des te moeilijker het is. Barry van der Struijs: “Voor een project is het een last als de beheerder zich pas mobiliseert aan het einde van het traject. Eigenlijk wil je vanuit de projectorganisatie de beheercriteria in een vroeg stadium kennen, zodat je aan het eind extra kosten voorkomt. Maar wat je vaak ziet, is dat daarvoor geen financiële middelen of capaciteit worden vrijgemaakt. Vijf jaar geleden is vanuit het project al aan de opdrachtgever gevraagd hoe hij de voor het beheer benodigde informatie wenste te ontvangen. Daar kwam toen niet het gewenste antwoord op.”

Structureel anders

“Drie jaar geleden kwam de bewustwording dat het structureel anders moest”, vult Erik Bijlsma aan. “Er is minder subsidie voor beheer. Je moet problemen aan de voorkant oplossen. Je moet dus vooraf aangeven wat de beheereisen zijn. Daarbij gaat het niet alleen om het overdrachtsmoment, maar om het hele proces van scope, planning en budget. Bij de Noord/Zuidlijn had eigenlijk iemand al in 1998 met een beheerderbril naar het project moeten kijken.”

Met die wetenschap lag er de uitdaging om in een vergevorderd stadium van het project alsnog de LCC-aanpak te integreren. De project- en beheermensen vonden elkaar in het gedeelde belang van de stad Amsterdam. Het traditionele denken in termen van opdrachtgever en -nemer werd doorbroken. Daarvoor in de plaats kwam een aanpak die uitgaat van verschillende taken en verantwoordelijkheden in het nastreven van een gezamenlijk belang. Erik Bijlsma: “Het gaat uiteindelijk om het bereiken van een gezamenlijke oplossing, waarbij de gestelde kaders van zowel de bouwers als de beheerders op het gebied van tijd, geld en kwaliteit samenkomen. We hebben primair gekeken wat nog haalbaar was en niet naar wat volgens onze huidige eisen had moet worden meegegeven. Er waren weliswaar geen volledige sets aan documentvoorschriften aan de marktpartijen ter beschikking gesteld, maar de informatie die wij nodig hadden, bleek vindbaar in de systemen van de marktpartijen.”

Barry van der Struijs: “Pas aan het eind van het traject is meetbaar wat deze aanpak heeft opgeleverd. Maar we kunnen al wel zeggen dat de samenwerking positief uitpakt. Amsterdam is goed voorbereid op de beheerfase.” Erik Bijlsma beaamt dat: “Het is positiever uitgevallen dan ik had verwacht. We hebben gebruikgemaakt van elkaars kennis en daarmee ook de processen binnen onze afdeling Eigendom en Beheer kunnen optimaliseren.”

(Foto: Vincent Basler)

Barry van der Struijs (rechts op de foto) is manager Overdracht & Acceptatie Noord/Zuidlijn. Uit naam van ProRail vervulde hij eerder diezelfde functie bij de Betuweroute. Aan de Hogeschool Utrecht rondde hij de opleiding Algemene Operationele Technologie af.
Eric Bijlsma is ambtelijk opdrachtgever bij de Dienst Metro Amsterdam, afdeling Eigendom en Beheer. Hij studeerde bedrijfskunde aan de Rijksuniversiteit Groningen en vervulde verschillende managersfuncties bij de NS.

Eric Bijlsma is ambtelijk opdrachtgever bij de Dienst Metro Amsterdam, afdeling Eigendom en Beheer. Hij studeerde bedrijfskunde aan de Rijksuniversiteit Groningen en vervulde verschillende managersfuncties bij de NS.