Twee jaar later: hoe staat het met het uitvoeringsprotocol?

Tijdens het Flexival in 2019 ondertekenden Dunea, Evides, Oasen, Stedin, Velin, Liander, Westland Infra en de provincie Zuid-Holland het uitvoeringsprotocol (UP) Kabels en leidingen provincie Zuid-Holland. De samenwerking, gericht op het soepeler laten verlopen van verleggingsprocessen van kabels en leidingen, werd feestelijk op het Flexivalpodium geïntroduceerd. Inmiddels zijn we twee jaar verder. Hoe staat het er nu mee?

Onder andere aan de hand van de met omvangrijke verleggingen gepaard gaande RijnlandRoute, bekijken Eric van Can (Dunea), Remko Bakker (Alliander), Desmond du Parand en Ritesh Mohan (beiden provincie Zuid-Holland) wat de samenwerking heeft opgeleverd.

Een belletje volstaat niet

Met het uitvoeringsprotocol (UP) zijn de betrokken partijen niet over een nacht ijs gegaan. Elke fase van het proces werd in het document zorgvuldig beschreven en doorlopen. Van goed voorbereid vooroverleg tot het voorkomen van geschillen. Dat proces duurde ruim acht jaar. Renée Lameijer, bestuurlijk-juridisch adviseur Infrastructuur van de provincie Zuid-Holland vatte de bedoeling van het UP in 2019 als volgt samen in de Onderbouwing: “Afgesproken is dat we functionele, ruimtelijke en financiële knelpunten met elkaar delen en in gezamenlijkheid oplossen. Een Verzoek tot aanpassingen (VTA) ontvangen is voor een netbeheerder niet leuk. Maar als het dan zover is, kun je wel samen het proces in om tot een zo goed mogelijke oplossing te komen. Er zijn belangen die per definitie niet met elkaar overeen kunnen komen. Desondanks kun je wel met elkaar verder.”

Eric van Can licht toe wat verleggingen voor netbeheerders betekenen: “Het is een risico voor de leveringszekerheid. Bovendien word je als netbeheerder bij een verlegging tot een investering gedwongen die niet uit eigen afweging is ontstaan. En we hebben te maken met toenemende drukte in de ondergrond. Goede tracés voor kabels en leidingen zijn schaars. Bij verleggingen is het vaak een hele puzzel om alles weer op z’n plek te krijgen en dan liefst ook nog op zo’n manier dat je er in de beheerfase nog bij kunt.”

De reden om acht jaar geleden de processen tussen de provincie en de netbeheerders vast te leggen, geldt anno 2021 nog steeds. Eric van Can: “Het gaat om complexe processen. Dan moet je die goed met elkaar doorspreken. Een belletje volstaat niet. Een goede oplossing vergt een iteratieve zoektocht. Verder heb je de technische en financieel-administratieve afhandeling. Die wil je voorspelbaar en beheersbaar maken. Je zag dat voorheen vaak ad-hocafspraken werden gemaakt, die persoonsafhankelijk waren.”

“Dat is sinds het UP veranderd”, merkt Remko Bakker: “Er is nu veel minder discussie. De procesafspraken uit het UP vormen de ene pijler voor verbetering, de andere is samenwerking. Het begrip voor elkaars werk is in de loop der jaren duidelijk gegroeid. Ik hoor van collega’s die in projecten werken, dat er meer onderling vertrouwen is. Daardoor luistert men beter naar elkaar en is er meer begrip. Dat komt het proces zeker ten goede. Positieve effecten zitten misschien niet eens zozeer in lagere kosten, maar meer in goede oplossingen.”

Meer dan een protocol

Desmond du Parand blikt nog even terug op de noodzaak van het UP: “Er ging veel niet goed. De provincie stuurde in het verleden op het resultaat voor de bovengrondse, zichtbare opgave. Ergens in dat proces kwam je een kabel of leiding tegen die in de weg lag en veelal pas dan werd actie ondernomen richting netbeheerder. Dat gaf frustratie. Het VTA werd gebruikt als startpunt in plaats van als resultaat van alle vooroverleggen. Je zag dat er voorheen standaard vertragingskosten optraden, variërend van tienduizenden euro’s tot tonnen en soms nog wel meer. Die kosten waren er mogelijk niet geweest als men helemaal aan de voorkant met elkaar het proces had doorlopen en goede afspraken had gemaakt. De winst van het UP blijkt overigens niet altijd onder aan de streep in euro’s, maar zie je in de praktijk bijvoorbeeld ook in de beperking van overlast voor de omgeving. UP is meer dan een protocol; het is een afspraak over de manier waarop we samenwerken vanuit het belang van álle partijen. Het doel is dat we uniform werken en daardoor betrouwbaarder zijn als overheidsorganisatie. Dat betekent dat je in goed overleg naar de beste oplossing zoekt.”

‘De winst van het UP zie je in de praktijk bijvoorbeeld ook in de beperking van overlast voor de omgeving.’

Puzzelen op een postzegel

Sinds de ondertekening van het UP is de noodzaak ervan alleen maar verder toegenomen. Eric van Can: “Voorspelbaarheid en beheersbaarheid zijn een absolute must als je kijkt waar we naartoe gaan met ontwikkelingen als de energietransitie en klimaatadaptatiemaatregelen. Dat raakt iedereen. Het is puzzelen op een postzegel, om alle kabels en leidingen een plek te kunnen geven. Werken volgens het UP is echt de enige manier waarop we het nog voor elkaar krijgen.” Desmond du Parand beaamt dit: “Er liggen opgaven voor bijvoorbeeld elektrificatie en warmtenetten. Het initiatief daarvoor ligt bij de netbeheerders. De provincie Zuid-Holland, die een belangrijke regierol heeft en zelf ook infrastructurele opgaven moet oplossen, krijgt daar serieus mee te maken. We zullen zien dat het UP ook in die trajecten een basis zal zijn om afspraken te kunnen maken.”

Verbetermogelijkheden

Het UP heeft tot eerdere en betere afstemming geleid. Maar er zijn nog wel wat verbeteringen mogelijk, vindt Desmond du Parand. “Het blijft voor iedereen de uitdaging om de opgave die uit het UP volgt, continu mee te nemen in de praktijk. Ondertekenen is één, je moet het ook continu doorleven met elkaar. We zijn nog vaak geneigd om in het vooroverleg meteen naar de oplossing te gaan. Ik zeg: ga eerst ’s kijken hoe het gebied eruitziet en wat de belangen van de verschillende partijen zijn. Bekijk de mogelijkheden en onmogelijkheden. Ik zie dat we de afgelopen jaren verbeteringen hebben gerealiseerd, maar ik zie ook dat netbeheerders een opgave veelal vanuit hun eigen organisatie bekijken in plaats van vanuit de gezamenlijke maatschappelijke opgave. Als je dat aan de voorkant niet goed bespreekt, dreigt het nog steeds mis te gaan. Mensen maken een proces (UP), maar ze maken het proces tot een succes.”

Ritesh Mohan pleit aanvullend voor evaluatie van het UP zelf. “In de praktijk kunnen mensen er niet altijd even behendig mee omgaan. Soms ligt dat aan te algemene omschrijvingen. We zullen moeten updaten en finetunen. Het mag wel wat scherper.” In de praktijk is er overigens sprake van continue evaluatie. Desmond: “Begin dit jaar hebben relatiegesprekken met netbeheerders plaatsgevonden waarin het UP min of meer centraal stond. Verder gaan we binnen de provincie webinars en verdiepingssessies organiseren om het werken conform het UP verder te optimaliseren. Het is onderdeel van onze projectmethodiek en we sturen op het strikter toepassen ervan. Verder willen we dit jaar een sessie met de medewerkers van de netbeheerders in Zuid-Holland beleggen waarin we met elkaar het UP en de nadeelcompensatieregeling doorlopen. Vooral de operationele mensen zoals projectleiders willen we daarbij betrekken. Op procesniveau begrijpen we elkaar heel goed. Dat is op het operationele vlak niet altijd het geval, waardoor processen, soms ook richting (onder)aannemers, niet altijd even soepel verlopen. Dat heeft te maken met begrip voor elkaar, onjuiste communicatie of niet voldoende afstemmen. Problemen uit de praktijk komen in overleg met netbeheerders wel op tafel, maar met de sessie dit jaar hopen we ook de kennis bij de operationeel betrokkenen te verhogen.”

De RijnlandRoute is een nieuwe wegverbinding naar de A4 bij Leiden waarin ook een tunnel wordt aangelegd. Voor het project moesten veel kabels en leidingen verlegd worden. (Foto: Gasunie)

RijnlandRoute

Ritesh Mohan is projectleider kabels en leidingen bij de RijnlandRoute, een project waar de afgelopen jaren heel wat verleggingen aan de orde waren: “Ik zit als projectleider voor beide partijen aan tafel, voor zowel de provincie als de netbeheerders, om alle belangen goed vast te leggen. Als gevolg van het UP is dat aspect al sterk verbeterd. Dat was eerder niet zo.” Kijkend naar wat in het UP is afgesproken, komt Ritesh zowel goede als slechte voorbeelden tegen. “We zien bijvoorbeeld bij verleggingen ten behoeve van de Europaweg dat we geleerd hebben van ervaringen eerder in het project. Je ziet op meer plaatsen dat mensen actief vragen om vroegtijdige informatie. Dat is positief. Anderzijds had een later in het proces gehonoreerde wens van een gemeente om een fietstunnel toe te voegen, veel impact op het verlegproces, leverde schade op voor netbeheerders en stelde daarmee ook het vertrouwen op de proef.”

Olievlekwerking

Bij de ondertekening van het UP in 2019 werd ook al meteen nadrukkelijk naar andere provincies gekeken. Toen werd al gezegd: ‘Zuid-Holland wil het UP onder de aandacht brengen in het provinciaal overleg. De provincie Noord-Holland heeft al interesse getoond voor de aanpak’ en ‘Er hebben zich inmiddels ook gemeenten gemeld die ook door middel van een gezamenlijk opgesteld uitvoeringsprotocol willen komen tot betere samenwerking bij verleggingen.’ Desmond wil dat verder bevorderen: “Binnen het Vakberaad beheer en bouw waarin alle provincies vertegenwoordigd zijn, is mijn insteek een themagroep op te richten, zodat we kennis en kunde kunnen delen tussen de provincies. Andere provincies zijn daarin geïnteresseerd. Zij zijn ook bezig meer uniform te gaan werken. Dat is ook belangrijk voor de netbeheerders. Zij werken in meerdere provincies en voor hen zou het heel fijn zijn als er een grote mate van uniformiteit in de werkwijze zit.”