Netbeheerders en aannemers gooien het roer om

“Uiteindelijk wil je allemaal mooi werk maken”, zegt Aline Arends, directeur projecten bij Stedin over de baanbrekende samenwerking tussen Stedin, Evides Waterbedrijf en acht aannemers (zie kader). Zij werken sinds dit jaar vanuit een gezamenlijk portfolio en besteden aan op basis van één contract en één werkwijze. Na vijf jaar voorbereiding zijn de verwachtingen hoog gespannen, blijkt uit een gesprek met Aline Arends (Stedin), Peter Telgenkamp (Siers Groep) en Erik ter Velde (Evides Waterbedrijf).

Evides, Stedin en de betrokken aannemers (zie kader) werken sinds 1 januari 2024 multidisciplinair samen vanuit één proces, één aansturing en één planning. De afspraken zijn vastgelegd in een gezamenlijk contract. Deze raamovereenkomst geldt voor zes jaar en kan met driemaal twee jaar worden verlengd. Binnen de raamovereenkomst werken de betrokken partijen ook weer gezamenlijk aan de verdere ontwikkeling. Onderling vertrouwen vormt de basis.

Lange adem

“Ons doel is om de komende zes jaar twintig procent verbetering in de keten te bewerkstelligen”, zegt Ter Velde. “De uitdaging is hoe we die verbetering gaan halen.” De voorbereidingstijd van vijf jaar geeft aan dat zichtbare successen boeken een kwestie van een lange adem is. De betrokken partijen voeren ketenoverleg om verbeteringen tot stand te brengen. Daarmee kiezen zij voor een gezamenlijke besturing. De consequenties daarvan landen tot in de haarvaten van de betrokken organisaties. Er zijn opleidingsprogramma’s opgezet en er is veel aandacht voor coaching op de werkvloer.

“De eerste ervaring is dat de mensen het leuk vinden”, constateert Arends. Ter Velde ziet ook wel nervositeit. “Mensen hebben heel lang op een bepaalde manier gewerkt. Iedereen snapt waar het over gaat, maar als je wilt dat mensen in de praktijk ook echt anders handelen, moet je blijven uitleggen.” Telgenkamp beaamt dat. “Wij zijn bezig om iedereen in de verander- stand te krijgen. Het vergt tijd en aandacht om dat te laten groeien.”

Transparant

De partijen bepalen in onderling overleg wie welke werkzaamheden uitvoert. Stedin en Evides hebben twee regie-organisaties (een voor Rijnmond en een voor Zeeland) die samen met de geselecteerde aannemers alle werkzaamheden aan de water-, gas- en elektriciteitsnetwerken in Rijnmond en Zeeland aansturen en realiseren. Met een gezamenlijk platform (Infradock) voor informatie-uitwisseling bereiken de partijen dat de beschikbare menskracht effectiever kan worden ingezet. Aanvullend krijgen aannemers meer verantwoordelijkheid in de uitvoering. Zij zullen op termijn ook een deel van de ontwerp- en constructietaken op zich nemen.

Uitgangspunt is een voorspelbare financiële afwikkeling.

Met een systeem van clusterprijzen wordt de administratieve last voor alle betrokken partijen beperkt. De netbeheerders en de aannemers hebben dit prijsmodel samen opgesteld. Er gelden vaste prijzen voor specifieke werkzaamheden, waardoor het niet langer nodig is om per activiteit, per project steeds weer offertes op te vragen. Uitgangspunt is een voorspelbare financiële afwikkeling met een acceptabel rendement voor de aannemers en gemiddelde kosten voor de netbeheerders.

Achtergrond

De achtergronden bij de nieuwe manier van samenwerken liggen voor de hand. De V&R-opgave rondom tunnels, de energietransitie, maatregelen voor klimaatadaptatie en de woningbouwopgave leiden tot een toename van werkzaamheden in de ondergrond, terwijl de daarvoor beschikbare menskracht vooralsnog niet meegroeit. Slimmer plannen draagt bovendien bij aan hinderbeperking. De betrokken partijen stellen dan ook dat intensievere en betere samenwerking noodzakelijk is om in de toekomst de continuïteit van de water-, gas- en elektriciteitslevering te waarborgen. Arends noemt nadrukkelijk ook het belang van anders werken voor de aantrekkingskracht van de sector: “Mensen willen geen vechtsector.”

Voorbereiding

De eerste stappen richting de nieuwe samenwerking dateren al uit 2018. De consequenties van de energietransitie en de klimaatverandering voor de benodigde werkzaamheden in de ondergrond waren toen nog niet zo duidelijk als vandaag de dag.
Het zaadje voor de nieuwe werkwijze werd in eerste aanleg dan ook niet gepland vanuit maatschappelijke overwegingen, maar vanuit pijn bij de aannemers, zo blijkt uit de woorden van Telgenkamp.

“Normaal gesproken zien wij een samenwerking als geslaagd wanneer het contract verlengd wordt. Maar wij wilden niet verlengen. De samenwerking met de netbeheerders was gebaseerd op wederzijds wantrouwen.” Na die mededeling heeft een samenwerkingscoach mensen van Evides en Siers bij elkaar gebracht, waarna er na driekwart jaar een basis was om samen verder te kunnen.

Ter Velde duidt de kern van de toenmalige onvrede: “Aanbestedingen gingen op basis van de laagste prijs, waardoor aannemers zich in bochten moesten wringen om nog wat te verdienen. Daarin hebben we nu een doorbraak bereikt door te kiezen voor vaste prijzen die we samen met de aannemers hebben vastgesteld.”

Werkplezier

Arends vult aan: “Als er geen gesteggel is over geld, zie je dat meteen terug in werkplezier. Voorheen moesten we over de prijs veel heen en weer dimdammen. De prijsprikkel is er nu uit. Dat betekent dat we bij de ontwikkeling van de nieuwe werkwijze het accent konden leggen op hoe we willen samenwerken en hoe je zo’n samenwerking vervolgens in de markt zet. Dat was een lang proces, waarbij we eerst met veertien en later met acht aannemers hebben samengewerkt om de clusterprijzen te bepalen.”

‘We mogen als aannemer vijf procent verdienen; dat is vastgelegd.’

Telgenkamp geeft aan tevreden te zijn met de uitkomsten. “We hebben zelfs rendementsafspraken gemaakt. We mogen als aannemer vijf procent verdienen; dat is vastgelegd.” Terecht, vindt Arends: “Er wordt heel weinig geïnnoveerd in de sector. Dat heeft een directe relatie met het beperkte rendement van aannemers. De vijf procent die we zijn overeengekomen is nodig om tot innovatie te kunnen komen.”

Als prikkel om tot verdergaande innovatie te komen is overeengekomen dat het aantal uren dat nodig is voor een specifieke werkzaamheid in de toekomst kan afnemen. Telgenkamp: “Wij zijn al in gesprek met onze mensen over hoe we dat kunnen organiseren. Het is een logisch gevolg van de nieuwe samenwerking. Er wordt ons heel veel vastigheid geboden. Daar mag wel wat tegenover staan. Om te beginnen boeken we in het hele administratieve proces al tijdwinst en we hebben er vertrouwen in dat we op dit vlak verder kunnen komen. Zo werken we momenteel in Duitsland aan een proef waar we tijdbesparende lidartechniek gebruiken om data over ligging meteen in ons GIS te laden, waarvan we weer een export kunnen doorsturen naar de opdrachtgever.”

Graafrust dwingt

De motivatie achter de nieuwe werkwijze heeft nog meer praktische achtergronden. Arends: “In Rotterdam geldt (op basis van het convenant Samenwerken in de buitenruimte, red.) vijf jaar graafrust na afronding van een project. Ook zo’n afspraak dwingt tot gerichtere planning.”

“En dat begint al op assetmanagementniveau”, vult Ter Velde aan. “We kijken in onze opgave vijf jaar vooruit. Elk kwartaal wordt de planning geactualiseerd. In de supply-keten kijken we 24 maanden vooruit. Die planning delen we ook met de aannemers. Dat is in ieders belang omdat de voorspelbaarheid van werkzaamheden groter wordt.”

Relationele samenwerking

De nieuwe werkwijze betekent een omslag van rigide controle en toezicht naar samenwerking vanuit vertrouwen. In de praktijk vindt een omslag plaats van voorschrijven door de netbeheerder naar vrijheid voor aannemers om het werk uit te voeren op de wijze die zij het meest passend vinden. “Dat is echt een cultuurverandering”, benadrukt Ter Velde.

“Dat is best eng”, is de eerlijke reactie van Telgenkamp. Dat neemt niet weg dat er gedeeld vertrouwen is in zichtbare verbeteringen. Over de vraag hoe de zaken er over drie jaar voor staan, is iedereen het eens: “Dan zijn de eerste projecten in de nieuwe vorm afgerond en geëvalueerd, is de tevredenheid van mensen in de sector toegenomen en hebben we de samenwerking op alle dimensies aan de praat. We zien dan relatieve rust in een aantrekkelijke sector en we hebben de eerste stappen gezet naar verdere verdieping van de samenwerking, bijvoorbeeld op het gebied van logistieke concepten en materiaaldistributie.”