Ervaring cursus Management of Engineering Projects

De cursus Management of Engineering Projects aan de Technische Universiteit Delft biedt een introductie in het vakgebied projectmanagement. Namens het COB heb ik mogen deelnemen aan deze cursus en middels dit artikel wil ik jullie inzicht geven in wat deze cursus inhoudt, wat ik ervan geleerd heb en hoe wij dit in onze sector kunnen toepassen.

Door Peter Schakel, Infranea •  Gepubliceerd op vrijdag 28 juni 2019

Om dit artikel in context te kunnen plaatsen, vertel ik eerst wat over mijzelf en het bedrijf waar ik werk. Ik ben Peter Schakel, 30 jaar en werkzaam bij Infranea op het gebied van digital engineering en dan specifiek in de disciplines BIM en systems engineering. Op dit moment werk ik aan de aanleg van de derde kolk bij de Prinses Beatrixsluis en ben ik verantwoordelijk voor alle BIM-activiteiten en systems engineering. Daarnaast ondersteun ik een aannemerscombinatie bij de tender van de Kiltunnel op het gebied van BIM.

Infranea is als participant binnen het COB met name actief binnen het vakgebied ‘Tunnels en veiligheid’. Zo is Infranea betrokken bij diverse commissies en werkgroepen van het tunnelprogramma. Infranea heeft nationaal en internationaal inmiddels een ruime referentielijst opgebouwd met betrekking tot tunnel. Het bedrijf was bijvoorbeeld betrokken bij de Tweede Coentunnel (Amsterdam), retrofit Eerste Coentunnel (Amsterdam), renovatie Velsertunnel (Velsen), renovatie Koningstunnel (Den Haag), renovatie Leopold II-tunnel (Brussel) en Fehmernbelttunnel (Duitsland – Denemarken). Ook voor diverse andere lopende en komende tunnel(renovatie)projecten zijn inmiddels afspraken gemaakt met potentiele bouwcombinaties.

1. De cursus

De Management of Engineering Projects-cursus (MEP) richt zich op het managen van grootschalige complexe technische projecten en legt daarbij de focus op ‘frontend loading’ en het persoonlijke aspect. Onder frontend loading wordt verstaan dat het investeren aan de voorkant van een project voor een groot deel de kwaliteit en/of waarde van het project bepaalt; dit is visueel weergegeven in Figuur 1. Het persoonlijke aspect richt zich op de stelling dat de mensen op een project het succes bepalen. De slogan van de cursus werd dan ook vaak herhaald en luidt “People are key”: de sleutel naar het succes ligt bij het managen van alle medewerkers en stakeholders van een project.

De cursus was opgebouwd uit theorie, praktijkvoorbeelden van deze theorie en een groepsopdracht. Deze opdracht, het schrijven van een bid op een tender van een windmolenpark in de Noordzee, omvatte het toepassen van de opgedane kennis en moest aan het eind van de cursus gepresenteerd worden. Een panel van deskundigen koos op basis van de presentatie een winnaar.

Hoewel de cursus technische projecten behandelt, gaat de cursus niet in op het ontwerptraject maar op alle overige aspecten die het project definiëren. Zo zijn de onderwerpen opportunity framing, risicomanagement, contractstrategie, stakeholdermanagement, communicatiestrategie, economische evaluatie en HSE (health, safety en environment)  aan bod gekomen. De praktijkvoorbeelden kwamen van experts en ervaringsdeskundigen. De gastsprekers waren van gerenommeerde bedrijven (o.a. ASML, Shell, Friesland Campina en Tata Steel) en hebben gewerkt aan grote en complexe projecten. Hierbij werden specifieke projectproblemen uitgelicht en de wijze waarop de projectmanagers deze opgelost hebben. Deze kennis en voorbeelden konden vervolgens weer gebruikt worden in de opdracht.

De cursus richtte zich dus op de basis van projectmanagement, het opzetten van het project en de dynamiek: hoe liggen de verhoudingen tussen de verschillende aspecten en welke rol speelt het projectteam hierin?

2. Geleerde lessen

Nu ben ik geen projectmanager en is de kans dat ik dit op de korte termijn wordt ook niet heel groot. Heeft de cursus dan een meerwaarde gehad voor mij? De meerwaarde van deze cursus wil ik vanuit een aantal perspectieven belichten.

2.1 Persoonlijke ontwikkeling

De cursus geeft zijn deelnemers inzicht in alle onderwerpen die bij een frontend development (FED)-fase komen kijken. Ik ben met veel van deze onderwerpen al in aanraking gekomen vanuit eerdere studies of mijn werk, maar meestal slechts summier. Mijn kennis in deze vakgebieden heeft gedurende de cursus een verdiepingsslag gemaakt. De grootste meerwaarde voor mij was echter dat MEP deze kennis structureerde en in context plaatste. Waarom doe je de activiteit, middels wat voor framework voer je deze uit, wat is de theorie achter het framework en hoe verhoudt dit zich tot de context van het project en andere activiteiten gedurende de FED? Hiermee is mijn ongestructureerde inzicht in het project veranderd in een gestructureerd holistisch perspectief. Door deze ontwikkeling heb ik een beter begrip gekregen in de invloed van keuzes binnen de projectcontext.

Naast de FED richt de cursus zich voornamelijk op het menselijk aspect. Iedere cursusdag is er tenminste één samenwerkingsoefening waarbij een probleem centraal staat dat creatief in groepsverband opgelost moet worden. Hoewel zulke teambuildingoefeningen voor mij niet nieuw waren, werden deze interessant toegepast in combinatie met praktijkvoorbeelden van samenwerken op een project. Op dit gebied heb ik het meest geleerd van de presentaties van gastsprekers die vanuit de cursusvisie zich ook op het menselijk aspect richtte bij de praktijkvoorbeelden. Zij gaven voorbeelden van hoe ogenschijnlijk kleine acties en handelingen grote effecten kunnen hebben op het succes van een project. Hiermee is echt het begrip gekomen dat hoe goed en effectief de inhoudelijke aanpak van een project ook opgezet is, zonder een gemotiveerd team, begrip voor elkaar en een goede samenwerking zal een project nooit een succes worden.

2.2  MEP en mijn dagelijkse werkzaamheden

Binnen Infranea hanteren wij een model-based engineeringsmethodiek waarbij wij vanuit een centraal objectgericht informatiemodel ons richten op het ontwerpproces (parametric design, generative design en concurrent engineering) en op projectbeheersing (integrated BIM, VR en digital twin). Het doel van het centrale informatiemodel is alle disciplines binnen een project ondersteunen in hun informatiebehoefte voor het uitvoeren van hun werk. Belangrijk hierbij is dat er aan de voorkant van een project geïnventariseerd wordt wat deze informatiebehoefte is, op welke plek deze informatie het best opgeslagen kan worden en hoe deze informatie voor iedereen op het juiste moment beschikbaar is. MEP ondersteunt deze visie, zoals weergegeven in Figuur 1, door te stellen dat investeren aan de voorkant cruciaal is voor het projectsucces.

Wij zoeken altijd naar manieren om bestaande informatie zo effectief mogelijk op het gehele project in te zetten. De nieuwe inzichten opgedaan in combinatie met de verdiepingsslag gemaakt bij MEP zorgt voor verbreding van mijn begrip van projectcontext en hoe de informatiebehoefte beter gefaciliteerd kan worden. Op de Beatrixsluis komt dit ook regelmatig tot uiting; er is aan de voorkant geïnvesteerd in een goed 3D-model, wat zich al vaak heeft uitbetaald. Er zijn in de ontwerpfase veel clashes (zowel in het ontwerp als in tijd) geïdentificeerd en opgelost, waardoor ondanks een paar missers in uitvoering het project toch een succes geworden is. Hiermee zweven wij ergens tussen A en B in Figuur 1.

Bij het project van de Prinses Beatrixsluis waar ik nu werkzaam ben, zijn wij van het begin af aan ook heel actief geweest in het managen van het menselijk aspect. Zo is er ieder halfjaar een cursus gegeven over het gebruik van gratis software om het ontwerp te kunnen bekijken en is er een proactieve houding in het verbinden van disciplines door het analyseren en faciliteren van informatie-uitwisseling. De kernwaarde hiervan is altijd geweest om toegankelijk en ondersteunend te zijn, alle experts hun eigen werkwijze te laten hanteren maar ook helpen daar waar mogelijk. Deze werkwijze komt overeen met de theorie uit MEP en heeft ook veel waardering gekregen op het project.

2.3 Visie voor toekomstige projecten en ondergronds bouwen

Frontend loading, het investeren aan de voorkant van een project, is voor alle projecten een meerwaarde, maar cruciaal voor ondergrondse projecten. Bij ondergrondse werkzaamheden, of het nu aan tunnels of kabels en leidingen is, speelt tijd bijna altijd een grote rol en zijn er grote risico’s op het gebied van veiligheid. Erkend wordt ook dat het deugdelijk voorbereiden van de tijdsgevoelige activiteiten van groot belang is, waarbij ons werkveld een bijdrage levert aan het nauwkeurig voorbereiden en foutloos uitvoeren van deze activiteiten. Daarnaast zijn de werkzaamheden in ondergrondse en afgesloten ruimtes gevaarlijk en moet er goed gecommuniceerd en samengewerkt worden om de veiligheid te kunnen waarborgen.

Kijkende naar de karakteristieken van ondergrondse werkzaamheden en de visie van MEP sluiten deze naadloos op elkaar aan: zorg voor een goede voorbereiding, people are key en veiligheid staat altijd voorop. Mijn inziens geeft MEP geen baanbrekende inzichten specifiek voor ondergronds bouwen, maar zijn de principes die in de cursus centraal staan ook kenmerkend voor deze sector. Iedereen die werkzaam is in de bouw, en daarmee ook in het ondergrondse werkveld, kan deze cursus gebruiken als aanvulling op zijn bestaande expertise. En leer dan vooral van de manier waarop andere sectoren samenwerken op complexe projecten voor het borgen van projectsucces.

3. Conclusie

MEP bestaat uit vijf cursusdagen en ik ben met heel veel plezier naar alle vijf de dagen geweest. De kennis opgedaan gedurende de cursus zal geen grote inhoudelijke veranderingen in mijn methodologie op projecten teweeg brengen, maar levert wel een bijdrage in een bredere implementatie van deze methodes binnen de projectcontext. De cursus heeft me van meer handvatten voorzien om een positief effect te kunnen uitoefenen op het resultaat. Daarmee is de cursus een meerwaarde geweest voor mijn dagelijkse werk en kan ik iedereen werkzaam in de bouw die actief is in een multidisciplinaire omgeving of coördinerende rol de cursus aanraden.