Renoveren kun je leren
Geleerde lessen:
    Geleerde lessen

    Participeren of contact opnemen?

    Hieronder vindt u links naar formulieren om maatregelen en suggesties in te dienen:

    >> Naar het formulier om maatregelen in te dienen
    >> Naar het formulier om overige suggesties in te dienen

    Wilt u bijdragen aan dit groeiboek? Heeft u een idee voor een nieuw onderwerp? Of heeft u een vraag? Neem dan contact op met het COB per mail info@cob.nl of telefonisch 085 – 4862 410. We horen graag van u!

    Selecteren op basis van KIS

    Wat is KIS?

    Wat is KIS?

    Voor de Maastunnel heeft het expertteam ‘kwaliteit’ aan de hand van drie dimensies gedefinieerd: hoe goed functioneert het tunnelsysteem na afloop (operationele kwaliteit), hoe passen het project en de tunnel binnen de ruimtelijke context en de ambities van Rotterdam (ruimtelijke kwaliteit) en in hoeverre wordt het project beheerst uitgevoerd (proceskwaliteit)? De kern van ‘integraliteit’ is de vaardigheid om te verbinden en echt samen te werken. Een aantal aspecten hiervan worden al gedekt door de ‘K’ en de ‘S’ van KIS. Dit maakt dat de ‘I’ zich vooral richt op de samenhang tussen verschillende onderdelen. Voor de Maastunnel gaat het bij ‘samenwerking’ om de interne samenwerking binnen de gemeente en binnen het bouwconsortium, de samenwerking tussen de gemeente en het bouwconsortium, en de samenwerking van het projectteam met de stakeholders.

    Bij het renoveren van de Maastunnel koos de gemeente Rotterdam voor het selecteren van een bouwpartner op basis van kwaliteit, integraliteit en samenwerking (KIS). Het KIS-concept werd geconcretiseerd in samenwerking met een expertteam van het COB.

    >> Naar het rapport KIS Maastunnel op de kennisbank
    >> COB-projectpagina KIS Maastunnel

    De Maastunnel is een bijzonder kunstwerk. De oudste afgezonken tunnel in Nederland is een rijksmonument en zowel voor auto’s als fietsers en voetgangers een van de belangrijkste noord-zuidverbindingen van Rotterdam. De gemeente staat dan ook voor een grote uitdaging nu de Maastunnel gerenoveerd (gerestaureerd) moet worden om gebreken te verhelpen en de tunnel aan de huidige veiligheidseisen te laten voldoen. Al snel werd geconcludeerd dat voor een goed resultaat de toekomstige bouwpartner moet uitblinken op drie aspecten: kwaliteit, integraliteit en samenwerking (KIS). De gemeente vroeg een expertteam van het COB om advies te geven over het operationaliseren van KIS. Hoe kunnen kwaliteit, integraliteit en samenwerking meegenomen worden als selectie- of gunningscriteria in het aanbestedingsproces en de uitvoering van het project?

    De interpretatie en operationalisering van KIS door het COB-expertteam voor de Maastunnel. (Beeld: COB)

    Wat is KIS?

    Wat is KIS?

    Voor de Maastunnel heeft het expertteam ‘kwaliteit’ aan de hand van drie dimensies gedefinieerd: hoe goed functioneert het tunnelsysteem na afloop (operationele kwaliteit), hoe passen het project en de tunnel binnen de ruimtelijke context en de ambities van Rotterdam (ruimtelijke kwaliteit) en in hoeverre wordt het project beheerst uitgevoerd (proceskwaliteit)? De kern van ‘integraliteit’ is de vaardigheid om te verbinden en echt samen te werken. Een aantal aspecten hiervan worden al gedekt door de ‘K’ en de ‘S’ van KIS. Dit maakt dat de ‘I’ zich vooral richt op de samenhang tussen verschillende onderdelen. Voor de Maastunnel gaat het bij ‘samenwerking’ om de interne samenwerking binnen de gemeente en binnen het bouwconsortium, de samenwerking tussen de gemeente en het bouwconsortium, en de samenwerking van het projectteam met de stakeholders.

    'Sorting out the essence of owner'

    De deelnemers (respondenten met verschillende achtergronden: projectmanagers, consultants, wetenschappers) kregen 55 statements te zien met als introducerende zin: ‘In order to improve owner-contractor relationship it is important that…’. De deelnemers moesten de stellingen sorteren op een schaal van -5 (helemaal oneens) tot +5 (helemaal mee eens). In de manier waarop de deelnemers de stellingen hebben gesorteerd, zijn patronen te herkennen. Dit geeft een goed beeld van de verschillende visies die in de groep leven.

    Wensbeeld

    KIS vraagt om een innovatief proces, in plaats van de inbreng van innovatieve criteria in een bewezen proces. Bij selectie die gericht is op (onder andere) samenwerking, dient al tijdens het selectieproces de samenwerking zo veel als mogelijk gezocht te worden. Op die manier is het mogelijk om op empathisch vermogen te selecteren en tevens het samenwerkingsgedrag te stimuleren. Samenwerking is gebaseerd op empathie; je kunnen inleven in de processen, belangen en drijfveren van de ander. Bij een complex project als de renovatie en restauratie van een tunnel dragen zulke ‘zachte’ ook bij aan het slagen van (of falen van) een project. Door de zachte factoren structureel en planmatig te managen, worden gezamenlijke projectdoelstellingen haalbaar.

    Kwetsbare opstelling en samenwerkingsvolwassenheid
    De mate waarin samengewerkt kan worden, hangt vooral af van de mate waarin samenwerkingskwaliteiten en -kenmerken van de partijen op elkaar passen en de wijze waarop verschillen bespreekbaar gemaakt worden. Het opbouwen van een samenwerking vraagt dan ook een open en kwetsbare opstelling van de opdrachtnemer én van de opdrachtgever. De mate waarin samengewerkt kan worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt niet zozeer bepaald door de samenwerkingskwaliteit van de opdrachtnemer, maar veel meer door de mate waarin de samenwerkingskwaliteiten en -kenmerken van beide partijen op elkaar passen en de wijze waarop verschillen bespreekbaar gemaakt worden.

    Voor het meten van samenwerkingsvolwassenheid noemt het COB-expertteam KIS Maastunnel twee methodieken: The Alliance Maturity Model en Sorting out the essence of owner. Beide methodieken zijn door het COB-expertteam vertaald naar concrete vragenlijsten/assessment voor zowel de selectie- als gunningsfase. De gegadigden werd bijvoorbeeld gevraagd om aan te geven hoe samenwerking past in de strategie van de organisaties in het consortium. Ook moesten ze beschrijven hoe kennis over en ervaringen met samenwerking structureel in de organisaties zijn geborgd. Er werd bovendien gevraagd om minimaal drie processen en technieken te noemen voor het management van samenwerking die zij en hun partners/opdrachtgevers toepassen in de onderlinge samenwerking.

    Weergave van sortering stellingen. (Beeld: Suprapto et al.)

    Voorloopprojecten
    Het COB-expertteam heeft ook een aantal concrete handvatten beschreven om van het samenwerkingsproces te komen tot kwaliteitsplannen. De opdrachtgever kan bijvoorbeeld al in voorloopprojecten samenwerken met gegadigden. De kwaliteitsprocessen van deze kleinere projecten moeten hierbij zo veel mogelijk op eenzelfde manier ingericht worden als in het uiteindelijke renovatieproject. Gegadigden en de gemeente oefenen zo met samenwerken, en de ‘samenwerkingsvolwassenheid’ van de gegadigden (en van de opdrachtgever!) wordt getest. Tegelijkertijd kan de kwaliteit van doorlopen processen en opgeleverde producten getoetst worden.

    Het expertteam adviseert daarnaast om producten zoals de operational concept description (OCD), de beschrijving van de te behalen operationele kwaliteit, in interactieve sessies met gegadigden te verbeteren en nader te detailleren. De opdrachtgever kan gegadigden ook vragen om een aantal projecten te beschrijven waarin men heeft gewerkt op een manier die ze nu ook voorstaan (referentieprojecten). Het advies is om per gegadigde minsten één referentieproject te bezoeken, samen met de gegadigde en de opdrachtgever van dat project. Zo’n bezoek geeft een beeld van de manier waarop kwaliteitsplannen van de gegadigde in de praktijk uitpakken.

    Aanbestedingscontext

    Niet alle handvatten passen (geheel) binnen de kaders van de Europese en Nederlandse aanbestedingswetgeving. Het COB-expertteam heeft daarom ook advies gegeven over de manier waarop de kern van het wensbeeld ingebracht kan worden in het aanbestedingsproces. Hierbij is uitgegaan van de fasering die de gemeente Rotterdam voor ogen had. Het advies is samengevat in onderstaand schema.

    Voorstel COB-expertteam voor de invulling van KIS in het door de gemeente Rotterdam opgestelde aanbestedingsproces. In het rapport worden alle activiteiten en producten nader toegelicht. De gemeente Rotterdam heeft de visie van het expertteam in samenspraak met het expertteam vertaald naar de projectrealiteit, zie de paragraaf hierna. (Beeld: COB)

    Toepassing in het project

    De gemeente Rotterdam heeft mede op basis van de input van het COB-expertteam KIS Maastunnel haar aanbestedingsdocumentatie opgesteld. Zowel in de selectieleidraad als in de gunningsleidraad zijn voor KIS selectie/gunningscriteria en indieningsvereisten opgenomen. De definities van het COB-expertteam (zie hierboven) zijn hierin goed te herkennen. U vindt de volledige criteria in het rapport.

    De onderwerpen waarop ingegaan moest worden om te voldoen aan het gunningscriterium ‘samenwerking’. (Beeld: COB/gemeente Rotterdam)

    Bij de selectie werden gegadigden via de indieningsvereisten gevraagd om referentieprojecten aan te leveren. De gunningscriteria waren vergelijkbaar met die in de selectieleidraad, maar de sub-gunningscriteria werden aangepast: bij selectie waren deze gericht op de referentieprojecten, bij de gunning op de borging ervan in de projectaanpak van de gegadigde voor de Maastunnel.

    Ontmoeting

    In het gunningsproces werd een interactie tussen aanbesteder en gegadigde opgenomen. Deze Ontmoeting bestond uit een presentatie van de ingediende inschrijving en daaropvolgend een gesprek met de beoordelingscommissie. Het doel was tweeledig. In de eerste plaats ging het om een wederzijdse kennismaking. Daarnaast gaf de Ontmoeting een beter (nader) inzicht in de ingediende projectaanpak en de daaraan ten grondslag liggende afwegingen en keuzes. Bij de gesprekken is steeds nadrukkelijk oog geweest voor het bewaken van het level playing field en de transparantie van het proces.

    Lessen en instrumenten

    De belangrijkste conclusie van het COB-expertteam en de gemeente Rotterdam is dat het zeer goed mogelijk is om KIS-aspecten kwaliteit, integraliteit en samenwerking concreet te maken en te gebruiken als criteria in een aanbestedingsproces. Ondanks de kaders waarbinnen KIS als criterium voor de aanbesteding is vormgegeven, kan geconcludeerd worden dat een groot deel van het geformuleerde ‘wensbeeld’ terug te vinden is in de definitieve selectie- en gunningsleidraad van de Maastunnel.

    Daarnaast heeft het project KIS Maastunnel concrete instrumenten in kaart gebracht voor het selecteren op integraliteit, samenwerking en kwaliteit. Het rapport is hierdoor ook zeer interessant voor andere projecten. U vindt de instrumenten onder meer in bijlage C van het rapport.

    Positief
    De gegadigden voor de renovatie en restauratie van de Maastunnel zijn ook bevraagd ter evaluatie. Zij concludeerden onder meer dat de KIS-aspecten en de achterliggende intentie voldoende duidelijk waren uitgewerkt in de documenten. Ook vonden zij het positief om scores in de selectiefase te baseren op referentieprojecten; daarmee kun je aantonen dat de plannen op de KIS-aspecten geen loze beloftes zijn.

    De KIS-aspecten hadden volgens de gegadigden nog beter tot hun recht kunnen komen als er tussen de aanbestedende dienst en de gegadigden gesprekken waren georganiseerd om de aspecten te bespreken, of als de waardering van KIS binnen de EMVI-score hoger was geweest ten opzichte van de waarde van de aangeboden prijs.

    Meer lessen
    Om een definitieve conclusie over de selectie op basis van KIS te trekken (heeft deze wijze van selecteren nu daadwerkelijk bijgedragen aan een betere samenwerking, een grotere integraliteit in aanpak en een kwalitatief beter product? Is het, kortom, een beter project geworden?), hebben de gemeente Rotterdam en het COB afgesproken om na afronding van de renovatie en restauratie van de Maastunnel terug te kijken en de conclusies toe te voegen aan het rapport en eveneens te verwerken in dit groeiboek.