Probleemloos open

Dit project is ontstaan vanuit de gedachte dat digitalisering (de digitale tunneltweeling) zou kunnen helpen bij het probleemloos openstellen van een tunnel. Inmiddels is de conclusie getrokken dat het boven tafel krijgen en oefenen met ‘gedoe’ rondom openstelling éérst komt. Het COB-netwerk heeft hiervoor een serious game ontwikkeld.

Een tunnel probleemloos openstellen heeft een technisch aspect, maar gaat ook over draagvlak creëren, toetsen en testen lang voordat de tunnel operationeel is en afstemmen gedurende het proces. Dat wordt goed duidelijk door het spelen van de serious game. De afstemming met bevoegd gezag, hulpdiensten, tunnelbeheerder en veiligheidsbeambte kan mede door het serious game vroegtijdig en in een veilige setting plaatsvinden.

Hoewel het project officieel liep tot 2020, zijn er nog steeds regelmatig bijeenkomsten (zie onder). De ontwikkelde producten zijn in feite ook geen eindproduct: het gaat bij deze instrumenten juist om de toepassing. Daarom is dit project nu gekoppeld aan het project Cultuur van de ontwikkellijn Digitalisering in het Tunnelprogramma.

Deliverables

Meer over het project

Digitalisering kan pas een bijdrage leveren als de stappen, beschikbare instrumenten en sleutelmomenten in het openstellingsproces bekend zijn bij de mensen in projecten, zowel aan opdrachtgeverszijde als opdrachtnemerszijde. Wat hoort eigenlijk bij een probleemloze openstelling en wie heeft dan wanneer wat nodig en welke digitale instrumenten zijn daarvoor beschikbaar?

Deze COB-werkgroep werkt aan materiaal dat tunnelprojecten helpt om inzicht te krijgen in…
…de definitie van ‘gedoe’ in het openstellingsproces,
…wat nodig is om geen gedoe te hebben,
…de beschikbare hulpmiddelen vanuit de digitale tunneltweeling die dit gedoe kunnen verminderen of zelfs voorkomen,
…de reeds, binnen het tunnelproject ingezette digitale instrumenten,
…de manier waarop elementen uit de digitale tunneltweeling het proces richting probleemloze openstelling voor hun tunnel kunnen verbeteren.

Inmiddels zijn bij diverse praktijkprojecten (Heijnenoordtunnel, de RijnlandRoute, A16 Rotterdam en Zuidasdok) workshops gehouden met de ontwikkelde materialen. Mede dankzij uitgebreide input van het team veiligheidsbeambten van Rijkswaterstaat zijn eind 2020 een aantal producten gepubliceerd.

Ontwikkeld materiaal

Op de COB-kennisbank zijn twee documenten te vinden:

• Proces naar veilige opengestelde tunnel
  Deze publicatie beschrijft het proces om een nieuw gebouwde, of grootschalig gerenoveerde, wegtunnel open te stellen voor verkeer. Stapsgewijs zijn de (al dan niet wettelijke) acties op een rij gezet die de verschillende stakeholders moeten ondernemen.
• Workshop ‘Open zonder gedoe’
  Een werkwijzer om met het ontwikkelde materiaal (zie hieronder) een of meer workshops te organiseren om inzicht te krijgen in ‘gedoe’ en mogelijke digitale oplossingen.

Het materiaal bestaat uit een overzichtsplaat, gedoe- en instrumentkaartjes, en rollen- en fasekaartjes. Alles is in één pakket te downloaden. In principe zijn alle bestanden op print/drukkwaliteit, maar mocht u problemen ondervinden of nét een andere variant nodig hebben, dan kunt u altijd even contact opnemen met het COB. Bovendien kunt u ook altijd terecht bij het COB voor ondersteuning bij het organiseren van een workshop!

• Download materiaal als zip-pakket (1.3 MB)

Planningsspel
Naast bovenstaande basisset is een nieuwe variant ontwikkeld. In dit ‘planningsspel’ wordt de periode tot openstelling doorlopen met alle betrokken partijen. De deelnemers hebben vooraf hun taken in kaart gebracht, met daarbij de benodigde input en op te leveren output. Tijdens het spel is het zaak op het juiste moment hun taak uit te voeren (kaart neer te leggen), wat pas kan als de juiste input aanwezig is: hiervoor zullen de deelnemers moeten samenwerken. Ondertussen tikt de tijd door. Het materiaal voor sessies met dit spel wordt op maat en in overleg gemaakt door het COB.

Bijeenkomsten

Heinenoordtunnel

In het najaar van 2023 worden interviews gehouden met, bij de openstelling van september betrokken, personen vanuit verschillende rollen. De bevindingen van deze evaluaties worden eind 2023 in een concept rapportage vastgelegd en in het begin van 2024 besproken met de betrokkenen. In Q1 van 2024 wordt de publicatie verwacht van waaruit verbeteringen kunnen worden doorgevoerd voor de finale fase van de Heinenoordtunnel. Naar verwachting is de grootste leeropbrengst voor de renovatie van de PTZ tunnels en de overige tunnels van Nederland en Vlaanderen. De opgedane kennis beschikbaar gesteld via het COB. De geleerde lessen zullen worden toegepast zowel ten behoeve van de openstelling van de Heinenoordtunnel zelf (zomer van 2024) alsmede voor de overige tunnels binnen het Project Tunnelrenovaties Zuid-Holland (PTZ) namelijk de Noordtunnel, Drechttunnel, Beneluxtunnel, Sijtwendetunnel, Thomassentunnel en Botlektunnel. 

RijnlandRoute/Corbulotunnel 

Op 5 juni 2023 werd een vervolgsessie gehouden over de openstelling van de Corbulotunnel. In deze workshop is de integrale planning tot de openstelling in de tweede helft van 2024 het uitgangspunt en werd de serious game ‘probleemloos open’ doorlopen. Deze keer werd gebruik gemaakt van product-kaartjes, om de compleetheid en samenhang na te gaan. Jenny Daverveld was vanuit het COB de begeleider, samen met Lizette Cohen die als organisatiewetenschapper haar bijdrage leverde. Ook Frans de Kock (ervaringsdeskundige) en Judith Roumen (namens de COB-werkgroep Cultuur) hielpen mee om dit traject weer een stap verder te brengen. 

Betrokkenen bij de openstelling van de Corbulotunnel van de RijnlandRoute speelden op 4 april 2022 de serious game ‘probleemloos open’ met elkaar. In deze workshop wordt de periode tot de openstelling met alle te nemen stappen alvast doorlopen. Zo wordt zichtbaar of er nog aanpassingen nodig zijn in het proces. Onder leiding van Lizette Cohen werd in het eerste gedeelte van het spel de organisatieopstelling van het project neergezet, waarin veel informatie naar boven kwam over samenwerken en rolduidelijkheid. In dit deel van het spel werden intenties uitgesproken om over grenzen van rollen heen elkaar op te zoeken, te bellen en op locatie te komen werken. In het tweede deel van het openstellingspel werd onder leiding van Twan Daverveld het proces tot openstelling tot op de week nauwkeurig uitgespeeld. De planning kan met de input van deze middag verder worden gedetailleerd en aangescherpt. Er is heel hard gewerkt door alle aanwezigen, het was goed om samen te zijn en elkaar in deze samenstelling en live te kunnen spreken.

Piet Heintunnel

Op 19 januari 2022 hebben de betrokkenen bij de openstelling van de Piet Heintunnel het spel ‘Probleemloos open’ gespeeld. In een sfeer van samenhang en gezelligheid, is door de aanwezigen hard gewerkt: Drie belangrijke thema’s rondom openstelling zijn beetgepakt: ‘rolduidelijkheid’, ‘gedoe identificeren’ en ‘de planning’. Onder meer werd duidelijk dat toegang tot informatie belangrijk is; er blijkt behoefte aan een planning die centraal toegankelijk en beschikbaar is, waar alle partijen in gebundeld staan. Men geeft aan dat zo’n dag echt helpt om te zien wie wat te doen heeft: “Ik heb zicht op mijn eigen rol, maar hoe plaats ik die nu in het geheel?” Er is nog wel werk aan de winkel. Er is bijvoorbeeld meer detail nodig in de planning. In het voorjaar krijgt deze dag een vervolg , dan ‘doorleven’ alle betrokken partijen het openstellingsproces samen, om zodoende het proces nog robuuster te maken. We kijken terug op een constructieve dag, waarin aandacht was voor elkaar, lekker eten en een grap en grol tussendoor.

Rottemerentunnel

Geweldig om te zien hoe betrokkenen van project A16 Rotterdam vanuit hun diverse rollen met veel plezier en overgave donderdag 14 oktober 2021 samen het ‘Rottemerentunnelopenstellingsspel’ speelden tijdens de speciale workshop van het COB. Omdat zowel de tunnelbeheerorganisatie als de projectorganisatie, de opdrachtgever, de opdrachtnemer, het bevoegd gezag en de veiligheidsbeambte zich voorbereiden op een probleemloze openstelling van de Rottemerentunnel (onderdeel van de A16Rotterdam), wordt er onder leiding van Twan Daverveld van het COB nu al alles aan gedaan zo goed mogelijk samen te werken. Het spelen van het ‘openstellingsspel’ helpt bij de nadere kennismaking, het afstemmen van verantwoordelijkheden, belangen, het proces en de daarbij horende verwachtingen. In het verloop van de middag werd de overgang van processen en poppetjes naar mensen met een gezicht steeds duidelijker. Alle reden voor een vervolg.

Tijdens Tunneldag 2021