Participeren

Wilt u meedoen aan het COB? Leuk, welkom!

Hoe?

Een organisatie kan participant worden. Van participanten kunnen alle medewerkers deelnemen aan alle platforms, projecten en programma’s. De (betaalde) rol van projectleider of secretaris kan alleen vervuld worden door iemand die werkzaam is bij een participant. Verreweg de meeste deelnemers doen in-kind mee. Het gaat dan om maximaal 50 uur op jaarbasis.

Universiteiten, hogescholen en relevante niet-commerciële partijen kunnen partner worden. Dit zijn partijen die bijdragen aan kennisontwikkeling en net een andere invalshoek hebben, met een andere achterban en andere expertises. Daardoor loont het vaak om de krachten te bundelen. Zij leveren bijvoorbeeld studenten en kunnen onderzoek doen of begeleiden waarvoor fundamentele nationale en internationale kennis nodig is. Daarmee steunen zij de doelen van het COB-netwerk. Partners worden door het COB hetzelfde behandeld als participanten.

Een derde variant is het platformlidmaatschap. In dat geval doet één persoon op individuele basis mee aan de bijeenkomsten van één platform naar keuze en aan de eventuele projecten die uit dat platform voortkomen. Het platformlidmaatschap is persoonlijk en kan niet gedeeld worden met anderen. Wel kan het platformlid zich een enkele keer laten vervangen door een collega.

Rol van contactpersonen

De betrokkenheid van participanten is cruciaal voor het COB. Daarom wordt met elke participant afgesproken wie daar de contactpersoon is (vaak twee personen). De contactpersoon houdt de verbinding tussen de eigen organisatie en het COB in stand. En dat betekent nogal wat. De contactpersoon:

• … kent veel mensen in de eigen organisatie, weet wie waarover gaat.
• … is alert op mogelijke verbindingen met het COB, attendeert collega’s op de kennis en activiteiten van het COB.
• … verspreidt de uitvragen, oproepen en uitnodigingen die hij van het COB krijgt, zoals voor artikelen in de Onderbouwing, het congresprogramma en vacatures.
• … zorgt ervoor dat er een vertegenwoordiger aanwezig is bij COB-brede bijeenkomsten, zoals het jaarlijkse congres en de programmaraadbijeenkomst.
• … leest de nieuwsbrief van het COB en attendeert zo nodig collega’s op relevant nieuws, zoals de publicatie van nieuwe deliverables.
• … geeft wijzigingen in de eigen organisatie door aan het COB.

Participatieovereenkomst

Degene die inhoudelijk zorgt voor de verbinding tussen de participant en het COB, is niet altijd degene die de verbinding formeel tot stand brengt. Naast de contactpersonen zijn er daarom contractpersonen: zij zetten hun handtekening onder de participatieovereenkomst (voorbeeld, 240 KB). In dat document staat beschreven welke voorwaarden en afspraken er gelden voor de deelname als participant.

Overeenkomst voor TKI-subsidie

Als een participant ook meedoet aan het tunnelprogramma van het COB, zijn er meer officiële documenten om te tekenen. Het tunnelprogramma komt sinds 2021 in aanmerking voor PPS-toeslag via het TKI Deltatechnologie. De hoogte van de toeslag hangt af van de investeringen van de private deelnemers. In het geval van het tunnelprogramma investeren veel participanten met uren. In een bestuurs-/directeursverklaring (voorbeeld, 220 KB) wordt per participant vastgelegd om hoeveel uur het gaat, zodat daarmee de ‘grondslag’ voor de subsidie kan worden bepaald. Daarnaast zijn er per ‘inzetproject’ (onderzoek dat met de subsidie wordt gefinancierd) handtekeningen van participanten nodig.

Wat doet een projectleider?

Hoewel COB-projecten inhoudelijk heel verschillend zijn, zijn er gedurende het onderzoekstraject een aantal vaste taken die bij elk project uitgevoerd moeten worden.

Taken die zich richten op het onderzoek zelf

De projectleider …

• … stemt met de coördinator af hoe het project wordt georganiseerd, hoe het tijdspad eruitziet, wat de deliverable wordt en hoe het budget wordt ingezet. Ook wordt nagedacht over de communicatie en het maken van impact. Al deze zaken komen in het projectplan en worden gedurende het project in de gaten gehouden.
• … zorgt ervoor dat de juiste partijen en expertises bij het onderzoek betrokken worden (en blijven!), zodat het resultaat betrouwbaar en toepasbaar is en op draagvlak kan rekenen. De projectleider benut hiervoor het eigen netwerk (deelnemers moeten wel participant zijn of worden) of verzoekt om een uitvraag in het brede COB-netwerk.
• … neemt het initiatief voor het plannen van werkgroepoverleggen en noodzakelijke andere bijeenkomsten. De projectondersteuner kan helpen door een locatie en catering te regelen en de aanmeldingen bij te houden. De projectleider bepaalt onder meer de inhoud van een bijeenkomst en de doelgroep. Ook stelt de projectleider samen met de projectondersteuner een uitnodiging, agenda en verslag op.
• … zorgt ervoor dat er wordt gestart met een bureau/literatuurstudie. Er is binnen het COB (maar uiteraard ook daarbuiten) al véél kennis ontwikkeld: maak daar gebruik van!
• … is verantwoordelijk voor het op tijd opleveren van een deliverable die voldoet aan de eisen die gesteld zijn in het projectplan. Dat betekent onder meer het bewaken van het tijdspad en de kwaliteit van het werk.

Taken gericht op het maken van impact

De projectleider …

• … onderhoudt nauw contact met de coördinator en de projectondersteuner vanuit het COB-bureau. De projectleider deelt de voortgang (bv. mijlpalen, tegenvallers, onzekerheden) en geeft het door als er persoonlijke wijzigingen zijn (bv. nieuwe leden, verandering van organisatie).
• … is beschikbaar voor interviews, vragen, presentaties, etc. voor bijvoorbeeld de Onderbouwing, het COB-congres of externe publicaties en bijeenkomsten. Uiteraard gaat dit altijd in overleg.
• … controleert geregeld de projectpagina op de website en geeft eventuele aanvullingen of gewenste wijzigingen door aan de projectondersteuner.
• … bewaakt het budget; in uren en cash. Voor tussentijds inzicht kan de projectleider altijd terecht bij het COB-bureau.
• … vult elk halfjaar de voortgangsrapportage in. Via het COB-bureau ontvangt de projectleider hiervoor een format dat deels al ingevuld is.
• … communiceert als COB’er door: te schrijven in begrijpelijk en correct Nederlands, e-mails te ondertekenen met een COB-handtekening (rol en logo), COB-templates te gebruiken voor documenten en presentaties, zie verderop.
• … controleert eventuele facturen die ingediend worden door projectdeelnemers of die volgen na gemaakte onkosten.

Afronding van een project

In het projectplan wordt een tijdspad voor het project vastgelegd. Het is belangrijk om hierbij rekening te houden met een aantal vaste stappen aan het einde van het traject.

Deze stappen hebben gevolgen voor de planning. Een reviewronde kost minstens twee weken, en de eindredactie en opmaak door het COB minstens drie weken, afhankelijk van de drukte op dat moment. Dat betekent dat de inhoud van een deliverable minstens vijf weken vóór de opleverdatum gereed moet zijn.

In het schema hieronder zijn de stappen op een rij gezet:

Review

Alles wat het COB ontwikkelt, moet draagvlak hebben bij de participanten. En écht draagvlak, regel je niet pas achteraf. Stakeholders moeten meedoen als werkgroeplid, of zich op z’n minst betrokken voelen en tijdig de kans krijgen zich uit te spreken. Dat betekent dat er vrijwel altijd een reviewronde nodig is voordat een deliverable afgemaakt kan worden.

Eindredactie en opmaak

Van zinkvoegen tot samenwerking, van verkenning tot evaluatie. COB-rapporten zijn per definitie allemaal anders. Om ervoor te zorgen dat ze wel consistent en van hoge kwaliteit zijn, worden alle rapporten door het COB geredigeerd en opgemaakt. Dit gebeurt in samenspraak met de projectleider, zodat iedereen akkoord is met het eindresultaat.

Impact maken

‘De weg is belangrijker dan het doel’, dat staat op een tegeltje in het COB-kantoor. De uitspraak is wellicht een cliché, maar is wel een kerneigenschap van COB-activiteiten. Het gezamenlijk bespreken van ontwikkelingen, het verkennen van de oplossingsruimte en elkaar leren begrijpen, zijn waardevol op zichzelf. Dat neemt niet weg dat het óók belangrijk is om nieuw ontwikkelde kennis ‘te laten landen’ in het netwerk. De groep mensen die aan de kennis heeft gewerkt, is tenslotte maar klein, en het doel is om de gehele sector te laten profiteren van COB-activiteiten. Om dat voor elkaar te krijgen, is het belangrijk om al in een vroeg stadium bij dat doel stil te staan.

Hoe?

Het ‘kennisoverdrachtproces’ start vanaf stap één in een project. Daarom is hier al aandacht voor in het projectplan (format, 40 KB). Bij het maken van dat plan, of als onderdeel van een eerste werkgroepoverleg, inventariseert de projectleider aan de hand van een vragenlijst hoe de impact van het project vergroot kan worden. De projectondersteuner en een communicatieadviseur vanuit het COB-bureau kunnen hierbij helpen. Voorbeelden van vragen om te beantwoorden:

• Wat beoog je met dit project?
• Voor wie wil je een probleem oplossen/kans bieden? Wie moet iets gaan doen met de uitkomsten? En wat dan?
• Benoem de doelgroep(en), primair en secundair. Voor sommige is het voldoende dat zij weten dat het project er is, en van andere wil je dat zij er concreet mee aan de slag gaan.
• Als je bij de benoemde doelgroep impact wilt maken, wat betekent dat dan? Kennen we de informatiebehoeften van de doelgroep voldoende? Mag je bijvoorbeeld de problematiek bekend veronderstellen of moet je meer toelichten?
• Waar en hoe kunnen we de doelgroep bereiken? Kunnen we ze bij het project betrekken en/of aangehaakt houden?
• Wie kunnen ons helpen de doelgroep te bereiken? Kunnen teamleden en/of hun organisaties hierbij een rol spelen?

De projectleider zet de antwoorden op papier, zodat ze als houvast kunnen dienen tijdens het project. Pak het overzicht er geregeld bij om te kijken of er (extra) acties nodig zijn. Want het noteren van de antwoorden is uiteraard slechts het halve werk: met de antwoorden ga je aan de slag. Het wensenlijstje kan bijvoorbeeld betekenen dat er in de werkgroep andere of aanvullende expertises nodig zijn, of dat er bepaalde communicatiemiddelen ingezet moeten worden. Het COB-bureau is er om je hierbij te ondersteunen!

Projectplan

De eerste stap van een COB-project is altijd hetzelfde: er is een projectplan (format, 84 KB) nodig. In de meeste gevallen wordt een projectleider aangesteld die daarmee aan de slag gaat. De coördinator en directeur van het COB denken mee en geven uiteindelijk hun goedkeuring. Het projectplan kent een vast format, zodat er bijvoorbeeld altijd stilgestaan wordt bij het maken van impact, belangrijke tussenstappen en de verdeling van de uren. 

Communicatiemiddelen

Groot, klein, fysiek, digitaal, tekst, beeld, geluid … Om het netwerk in stand te houden en de ontwikkelde kennis onder de aandacht te brengen, gaat het COB weinig uit de weg. Heeft een werkgroep iets nodig wat nog niet op de lijst staat? Geen probleem, het COB is altijd in voor iets nieuws en heeft veel creativiteit en kunde in huis om ideeën zelf tot uitvoering te brengen.

De communicatiemiddelen in de roze kaders worden onder de afbeelding toegelicht.

Kennisbank

In 2010 startte het COB met een digitale kennisbank om een groot aantal documenten van Rijkswaterstaat te ontsluiten en een plek te bieden aan eigen publicaties. Het zwaartepunt lag hierbij op technische rapporten. Inmiddels is de kennisbank aangevuld met vele andere soorten kennisitems, over technische en niet-technische onderwerpen. Alle publicaties zijn gratis te downloaden.
>> www.cob.nl/kennisbank

Groeiboeken

Over sommige onderwerpen raak je nooit uitgeleerd. Daarom heeft het COB groeiboeken geïntroduceerd. Digitale rapportages die steeds op basis van nieuwe praktijkprojecten worden bijgewerkt en aangevuld. Omdat ze vaak over brede onderwerpen gaan (bv. tunnelrenovatie, grondonderzoek, digitalisering) vormen groeiboeken de toegangspoort naar meer gedetailleerde kennis die binnen het COB is ontwikkeld.
>> www.cob.nl/groeiboek

COB-podcast

Geen zin om iets te lezen of te kijken? Alleen luisteren kan ook! Het aanbod is nog klein, maar gaat groeien. Online staan onder andere al interviews met een gedragspsycholoog in de kabels-en-leidingenwereld en met een rijksadviseur voor de fysieke leefomgeving. Nieuwe onderwerpen zijn altijd welkom!
>> www.cob.nl/podcast

Serious games

Het ontwikkelen van kennis is niet altijd de (hele) oplossing: soms ís kennis er wel, maar wordt die niet toegepast, of de nieuwe kennis vergt een zodanige gedragsverandering dat mensen afhaken. In dit soort situaties kan een serious game uitkomst bieden. Een spel met een serieus doel; digitaal of fysiek. Zo heeft het COB al een spel dat inzicht geeft in het gedrag in de graafketen van kabels en leidingen en een spel waarmee het openstellingproces van een tunnelproject geoefend kan worden.
>> www.cob.nl/seriousgame

Webinars en video’s

De opkomst van online bijeenkomsten heeft als voordeel dat opnemen ook steeds gewoner is geworden. En dus staan er tal van interessante presentaties, gesprekken en masterclasses online. Daarnaast maakt het COB geregeld (animatie)filmpjes om onderwerpen toe te lichten.
>> www.cob.nl/youtube

Handig!

Niet alleen de mensen van het COB-bureau ondersteunen de platforms en projecten; er zijn ook tal van handige documenten die geraadpleegd of ingezet kunnen worden. Sommige zijn al in de tekst hierboven genoemd. Overige items volgen hieronder.

Privacyverklaring

Om het netwerk in stand te houden en de gezamenlijke kennisontwikkeling te faciliteren, verzamelt en registreert het COB (persoons)gegevens van de netwerkleden. Het COB gaat zorgvuldig om met deze gegevens. In de privacyverklaring is uiteengezet om welke gegevens het gaat en hoe deze gebruikt en opgeslagen worden.

Google Drive

In COB-werkgroepen wordt onderling kennis gedeeld en wordt er collectief gewerkt aan kennisontwikkeling. Een online werkomgeving biedt daarvoor vele gemakken en hulpmiddelen. Het COB faciliteert dit meestal via Google Drive, waarbij per werkgroep een afgeschermde map gemaakt wordt en de gebruiksrechten per persoon worden ingesteld.

Templates

Rapport of groeiboek

Heeft een project tot doel een rapport of groeiboek op te leveren, dan is er een COB-template (docx, 100 KB) beschikbaar. Dit template biedt een richtlijn voor een goede structuur en geeft inhoudelijke tips, wat eraan bijdraagt dat het rapport of groeiboek uiteindelijk voldoet aan de kwaliteitseisen van het COB.

Presentatie

Voor presentatie over een COB-project (intern of extern) kan gebruikgemaakt worden van een PowerPoint-template (pptx, 1 MB). Het sjabloon bevat alvast het COB-logo, handige ‘tussenslides’ en de gangbare kleuren. Uiteraard kan de presentatie naar eigen inzicht ingevuld en uitgebreid worden.

Schrijfwijzer

Alle rapporten en groeiboeken worden door het COB geredigeerd en opgemaakt voordat ze de wijde wereld in gaan. Het helpt daarbij enorm als werkgroepen zoveel mogelijk de schrijf- en aanleverinstructies van het COB (pdf, 350 KB) volgen. Het document geeft tips voor alle rapportonderdelen, beeldmateriaal en veelvoorkomende taalkundige kwesties.

Logo en huisstijl

Het COB-logo is in diverse formaten te downloaden vanaf de website. Werkgroepen zijn tijdens het project vrij in hun stijlkeuzes en het gebruik van het logo. Het is niet nodig om onderling of in werkdocumenten al bepaalde styling te gebruiken. Pas als er sprake is van documenten die ook extern gebruikt worden, is het wenselijk om aan te sluiten bij de stijl van het COB (pdf, 100 KB). Dit kan een werkgroep(lid) zelf doen, maar dat hoeft zeker niet: het communicatieteam van het COB-bureau helpt graag!