Vaak ontstaan de beste ideeën als er niet voortdurend van bovenaf wordt gestuurd. Diep van binnen weten we dat het loont om controle los te laten, maar toch voelen we de behoefte aan regie, zeker bij complexe vakgebieden als ondergronds bouwen. Is het zinnig om grip te willen hebben op de gecompliceerde werkelijkheid? Merten Hinsenveld (directeur COB) besprak het met Geert Teisman, hoogleraar aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en gespecialiseerd in beslissingsprocessen in complexe systemen.

Merten: “Het COB werd in 1995 opgericht met een eenduidige doelstelling: het wegwerken van de achterstand in technische kennis op het gebied van geboorde tunnels. Dat doel is inmiddels gehaald. Het netwerk ontwikkelt zich nu verder en de laatste jaren blijkt er behoefte aan het oppakken van minder heldere en minder technische vraagstukken. Dat zijn vraagstukken waar participanten verschillende visies over hebben en waar een technische ‘best practice’ niet in het verschiet ligt. Ordeningsvraagstukken zijn hier een goed voorbeeld van. Maar ook: hoe kun je een contract zodanig in de markt zetten dat het leidt tot innovatie? Partijen worstelen daarbij met hun behoefte aan controle over het proces en het resultaat. Zo worden tunnelprojecten nu regelmatig met een DBFM-contract in de markt gezet, waarmee wordt aangestuurd op creativiteit, maar zijn er ook standaarden en voorschriften ontwikkeld, waardoor de bouwers weer aan handen en voeten worden gebonden. Hoe komen we uit dit dilemma tussen controle en loslaten?”

Geert: “Daar kom je niet uit; je kunt er alleen verstandig mee om leren gaan. Ook de samenleving als geheel zit in deze spagaat. Enerzijds maakt de toenemende complexiteit het moeilijker om grip te houden, terwijl we daar van nature wel naar verlangen, en anderzijds realiseren we ons dat juist die complexiteit ons verder brengt. In de jaren zestig nam infrastructuur bijvoorbeeld nog een bijna autonome positie in; een autoweg werd gewoon bedacht en gerealiseerd, punt. Gaandeweg werden er ook eisen gesteld vanuit de leefbaarheid, het milieu, de economie, enzovoorts. Er is geen sprake meer van een monofunctioneel ontwerp dat je op basis van een eenduidige definitie van het vraagstuk in een lijnproductie kunt omzetten. We moeten nu eisen uit verschillende domeinen combineren, domeinen die je in de vorige eeuw nog apart van elkaar kon ontwikkelen. Ondergronds bouwen biedt de potentie om de eisen mobiliteit en leefbaarheid te combineren. Rijkswaterstaat merkt hierbij dat vasthouden aan het motto ‘wij betalen, dus wij bepalen’ beperkt succes oplevert. De nieuwe vorm van orde (‘de markt, tenzij’) lijkt echter ook niet te werken. Dat komt doordat ook met deze handelswijze niet de belangrijkste eisen vervuld kunnen worden, namelijk die van gecombineerde kwaliteiten. Die eisen kunnen eigenlijk alleen gerealiseerd worden door co-creatie. Maar co-creatie impliceert dat je vooraf niet precies weet waar je uitkomt. Mensen proberen daar op allerlei manieren aan te ontkomen.”

Merten: “Zie je dat ook bij de grote bouwbedrijven? Ze nemen veiligheidsmensen in dienst, er komt een ICT-afdeling en een installateur; ze halen als het ware de hele keten naar binnen.”

Geert: “Ja, je ziet voortdurend dat mensen het werken in ketens zo vermoeiend vinden dat ze liever alles binnen hun eigen organisatie halen. Alleen haal je daarmee ook de ellende naar binnen, want intern ontstaat er evengoed verkokering. Mijn waarneming is, dat het niet uitmaakt of je de specialisaties extern of intern hebt. Als je in ketens werkt, kies je er expliciet voor dat je tot co-creatieafspraken moet komen met een partij die je niet in de hand hebt, bij intern werken heb je de illusie dat je de ander kunt aansturen.”

Merten: “Je hebt verkokering toch ook nodig, omdat je specialisten wilt die goed zijn in hun werk. Is het niet zo dat je vooral begrip voor de ander moet kweken? Dus niet een civiel ingenieur dwingen om zich ook op het gebied van elektrotechniek te ontwikkelen, maar ervoor zorgen dat er tussen die disciplines wederzijds begrip is?”

Geert: “Ja, je moet nadenken over hoe je de verbinding kunt leggen. Binnen het programma Leven met Water hebben we hiervoor de leertafel ontwikkeld. Gewoon wetenschappers bij elkaar aan tafel zetten, werkt niet: ze praten in hun enthousiasme langs elkaar heen en de kennis blijft naderhand ook niet altijd hangen. De essentie van de leertafel is om vanuit een concreet praktijkvraagstuk een aantal bijeenkomsten te beleggen waar praktijkmensen met wetenschappers in gesprek gaan. De wetenschappers reflecteren vanuit hun specifieke eenzijdige blik op de werkelijkheid. Er ontstaat hierdoor een momentum van gedeelde kennisontwikkeling, want de wetenschappers vinden het leuk om vanuit diverse hoeken kennis toe te voegen en de praktijkmensen kunnen de kennis combineren tot een geheel. Een leertafel is een goede manier om het niveau van gedeelde kennis te verhogen zonder dat je mensen dwingt om zich in ander vakgebied te verdiepen.”

Merten: “En je hebt de praktijkmensen nodig om de kennis te laten landen in de concrete werkelijkheid?”

Geert: “Klopt. Maar het gaat ook om het creëren van chaos, het maken van een onverwachte combinatie van actoren. Dan kunnen er namelijk vernieuwingen plaatsvinden. The Strip, het centrale gebouw van de High Tech Campus Eindhoven, is op dit principe gebaseerd. Het gebouw is puur gericht op informele ontmoetingen van kenniswerkers en praktijkmensen, omdat daaruit onverwachte innovaties voortkomen. Je omarmt chaos als hulpmiddel en je accepteert dat sommige innovaties bij anderen terechtkomen.”

Merten: “Na zo’n leertafel gaat iedereen weer zijn eigen weg. Hoe kun je de kennis vasthouden, zodat je steeds een stap verder komt?”

Geert: “De consolidatie van kennis is een enorme uitdaging. Je hebt eigenlijk mensen nodig die in staat zijn om tijdens een bijeenkomst de kennis op te zuigen en deze de volgende keer kort en bondig terug te geven, zodat de groep direct verder kan. Maar je moet aanvaarden dat je kennis niet kunt vastleggen. Je kunt het wel letterlijk vastleggen, maar dan is het dode kennis, omdat het niet meer in hoofden van mensen zit. Je moet ook aanvaarden dat dat wat je opschrijft, door de lezer heel anders begrepen wordt. Mensen lezen alles vanuit hun eigen frame, wat overigens soms juist innovatie oplevert.”

Merten: “Ligt het ook aan het individu: dat we gewoon veel tijd nodig hebben om ‘cocreatief’ te leren werken? Je hebt tijd nodig om specialist te worden en om interactief te kunnen communiceren. Je houdt bijna geen tijd meer over. Zitten we niet aan de grens van wat menselijk mogelijk is?”

Geert: “Dat zou kunnen, maar er zijn mensen die zeggen dat de nieuwe generatie al meer geschikt is voor co-creatie. Jongeren zijn opgegroeid met netwerken, social media, met ‘interconnectiviteit’. Ze kunnen vaak sneller schakelen en vinden dat ook een onderdeel van hun eigen professionaliteit. Daarmee kun je een enorme slag maken in toenemende complexiteit. Andere zeggen weer dat jongeren te oppervlakkig zijn en dat je meer diepgang nodig hebt. Het blijft dus een open vraag.”

Merten: “Rijkswaterstaat wil ook toe naar co-creatie, maar stelt zich wel op als opdrachtgever. Kort gezegd: de eisen worden functioneel opgesteld en de invulling wordt aan de markt overgelaten. Moeten opdrachtgever en opdrachtnemer voor co-creatie meer als collega’s gaan opereren? Vereist co-creatie dat Rijkswaterstaat zijn rol als opdrachtgever meer loslaat?”

Geert: “Niet per se. Om co-creatie voor je eigen achterban verteerbaar te maken, moet je wel een formele scheiding aanbrengen. Maar vervolgens ga je informele verbindingen aan en binnen dat netwerk vindt co-creatie plaats.”

Merten: “Hoe zorg je er dan voor dat oplossingen die vanuit dat informele netwerk ontstaan niet direct teruggestuurd worden door formele contractmanagers?”

Geert: “De uitdaging zit hem inderdaad in het vormgeven van de overgang tussen de binnen- en buitenwereld. De buitenwereld vraagt om transparantie en zekerheid (‘een besluit is een besluit’), maar je wilt slimme voorstellen vanuit de binnenwereld ook kunnen benutten. Bij het programma Ruimte voor de Rivier hadden ze hiervoor een zogeheten omwisselbesluit: in principe doen we wat we hebben afgesproken, maar als er een beter voorstel komt dat wel de intentie maar niet de letter van het contract volgt, kunnen we een nieuw besluit nemen.”

Merten: “Hoe regel je dit bestuurlijk?”

Geert: “We hebben gemerkt dat degene die het oorspronkelijke besluit heeft genomen niet ontvankelijk is om mee te bewegen naar het nieuwe besluit. Daarom heb je bijvoorbeeld een commissie van ‘wijzen’ nodig, of je kunt burgers laten beoordelen. Zo behoudt de binnenwereld de ruimte om tot vernieuwing te komen, maar houd je tegelijkertijd de transparantie hoog door de externe toets. Ook voor ondergronds bouwen biedt dit kansen. Je moet ondergronds bouwen niet alleen als uitvoeringsmethode zien, maar ook neerzetten als een oplossing waarop burgers trots kunnen zijn; ondergronds bouwen kan van toegevoegde waarde zijn voor hun leefomgeving.”