(Foto: Vincent Basler)
Effectieve samenwerking vereist wederzijds vertrouwen. Dat staat voor Ed Bouwkamp en Boudewijn Bartholomeeusen als een paal boven water. Ze zijn beiden intensief betrokken bij de herinrichting van de Neherkade in Den Haag. Bouwkamp als contractmanager namens de gemeente Den Haag en Bartholomeeusen als projectleider bij aannemerscombinatie Besix-Dura Vermeer. Een gesprek over open keukens, het benutten van elkaars expertise, haantjesgedrag en regeneratiebeton.
“De herinrichting Neherkade is het eerste grote project dat de gemeente Den Haag als design & construct heeft aanbesteed”, vertelt Ed Bouwkamp. “Een belangrijke randvoorwaarde voor dit project was dat de onderdoorgang onder de trambaan gebouwd moest worden gedurende een buitendienststelling van maximaal zeven weken, van half juli tot 1 september 2014. Eén van de redenen dat aannemerscombinatie Besix-Dura Vermeer de aanbesteding won, was hun innovatieve plan om de tunnel niet volledig ter plaatse te bouwen. Ze stelden voor om de tunnelmoot waarover de tram zou gaan rijden vooraf te bouwen en deze vervolgens naar zijn definitieve plek te rijden. Met deze aanpak was het risico dat de onderdoorgang niet binnen de beoogde zeven weken klaar zou zijn aanzienlijk kleiner. Bijkomend voordeel was dat de stremming van het autoverkeer niet zeven weken, maar slechts vier dagen zou duren.”
Eind 2013, een dag nadat bekend was geworden dat Besix-Dura Vermeer de aanbesteding had gewonnen, kreeg Bouwkamp te horen dat de gemeente hem als contractmanager wilde inhuren. Aangezien hij de aanbesteding niet had meegemaakt en het ingenieursbureau van de gemeente het project had voorbereid, begon hij redelijk blanco aan zijn klus.
“Al gauw ging ons gesprek over risico’s, en constateerden we dat we geen seconde hadden te verliezen.”
Boudewijn Bartholomeeusen van de aannemerscombinatie was op dat moment al goed thuis in de materie: “Ik was intensief betrokken bij de aanbesteding en had me ruim twee maanden in het project verdiept, onder andere om er zeker van te zijn dat het voorbouwen van de tunnelmoot een haalbare optie was. Tijdens onze eerste ontmoetingen kon ik Bouwkamp daardoor goed uitleggen hoe we het wilden gaan doen, terwijl hij hier met een frisse blik naar kon kijken. Al gauw ging ons gesprek over risico’s, en constateerden we dat we geen seconde hadden te verliezen. De planning was enorm strak en we waren beiden ervan overtuigd dat het project alleen kon slagen als we goed zouden samenwerken, snel op elkaar zouden reageren en voortdurend zouden proberen om tijdwinst te boeken, zodat we bij onverwachte tegenslagen wat speelruimte zouden hebben.”
Afspraken
Bouwkamp: “We merkten allebei vrij snel dat we elkaar konden vertrouwen en hebben toen gelijk afspraken gemaakt. Bijvoorbeeld dat we allebei ‘best for the project’ als uitgangspunt zouden nemen en dat we eventuele wrevel of twijfels altijd direct zouden uitspreken. Verder hebben we afgesproken hoe we zouden omgaan met onverwachte gebeurtenissen, meerwerk en meerkosten. Ook hebben we elkaar beloofd om problemen in een vroeg stadium met elkaar te delen.”
“De volgende stap voor mij was het opzetten van een team. Daarvoor heb ik alle afdelingen van de gemeente bezocht die bij het project betrokken waren. Tijdens deze bezoeken heb ik verteld hoe ik het wilde gaan aanpakken. Vervolgens heb ik de medewerkers die enthousiast reageerden uitgenodigd in mijn team te komen. Mijn eerste indruk was dat de meeste afdelingen positief waren over de nieuwe contractvorm, waarbij niet de opdrachtgever maar de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor het ontwerp. Toch waren ze in eerste instantie ervan overtuigd dat de onderdelen die hun expertise raakten beter door mensen van de gemeente gedaan konden worden.”
Open keuken
“Vanzelfsprekend proefden wij die terughoudendheid ook”, stelt Bartholomeeusen. “Daarom hebben we vanaf het begin alles in het werk gesteld om vertrouwen te kweken en mogelijke ongerustheid bij de opdrachtgever weg te nemen. Laat me dat uitleggen aan de hand van een analogie. Stel dat je elkaar nauwelijks kent en samen verantwoordelijk bent voor een vijfgangendiner. Als jij je dan als kok terugtrekt in je keuken met de deuren dicht, zal de ander niet zomaar vertrouwen dat alles goed komt. Voor het vergroten van het vertrouwen kun je veel beter gaan koken in een open keuken. De ander kan dan meekijken, vragen stellen en eventuele zorgen uitspreken.”
“Als jij je dan als kok terugtrekt in je keuken met de deuren dicht, zal de ander niet zomaar vertrouwen dat alles goed komt.”
“Wij ontwerpen in een open keuken en benutten graag de kennis en ervaring van onze opdrachtgever. Voor mij is dat heel logisch. We zijn te gast in een gemeentelijke omgeving en kunnen – hoewel we veel technische kennis en ervaring in huis hebben – nooit tippen aan de gemeentelijke experts als het gaat om specifieke lokale kennis. Daarom betrekken we onze opdrachtgever bij ons ontwerpproces. Op die manier kan hij zien hoe wij werken. En doordat hij tijdens het proces meekijkt en weet welke ontwerpbeslissingen wij hebben genomen, zal hij deelontwerpen ook sneller kunnen beoordelen.”
“Ontwerpen in een open keuken betekent ook dat je onderdelen van je ontwerp waarover de opdrachtgever zich zorgen maakt, soms verder moet uitwerken dan je zelf nodig acht. Verder moet je openstaan voor suggesties en ideeën van de ander en zeker niet reageren met opmerkingen als ‘waar bemoei je je mee, dit weet ik toch veel beter’. Zulk haantjesgedrag bevordert de sfeer niet en schaadt de voortgang van het project. In de praktijk gaat het bij ontwerpen in een open keuken echt om een open werkcultuur. Als je een kostenopstelling indient en de opdrachtgever vraagt of je de kosten kunt verantwoorden, moet je als aannemer dus niet zeggen ‘hoezo?’, maar hem meenemen achter je pc en laten zien hoe het zit. Op die manier ontstaat vertrouwen en kun je problemen veel sneller oplossen. Natuurlijk blijven er discussiepunten, maar als je discussies voert op basis van redelijke argumenten en allebei streeft naar oplossingen, dan vind je die ook. Zeker als je samen afspreekt op welke datum je eruit wilt zijn.”
Spannend
“Samenwerking die is gebaseerd op vertrouwen maakt de uitvoering van een project aanmerkelijk eenvoudiger”, stelt Bouwkamp. “Als je iets afspreekt, weet je dat het goed komt. Zeker bij problemen die onder grote tijdsdruk staan is dat erg prettig. Een goed voorbeeld zijn de oude funderingspalen en damwandplanken die de aannemerscombinatie onverwacht tegenkwam bij het ontgraven van de sleuf voor de tunnelmoot. Dat was begin augustus, midden in de bouwvak, en die objecten moesten eruit om de tunnelmoot twee weken later naar zijn plek te kunnen rijden. Ik heb toen tegen Bartholomeeusen gezegd dat hij alles op alles moest zetten om de planning te halen en we het later wel over de meerkosten zouden hebben. Zo’n afspraak maak je als opdrachtgever alleen als je weet dat de opdrachtnemer integer handelt.”
“Zo’n afspraak maak je als opdrachtgever alleen als je weet dat de opdrachtnemer integer handelt.”
Bartholomeeusen vult aan: “Gelukkig kon een van onze onderaannemers snel aan de slag en de palen en damwandplanken verwijderen. Desondanks was het spannend of we de planning nog zouden halen. Nadat onze planner alles nog eens goed had doorgerekend en de planning op een aantal punten had aangepast, leek het erop dat het zou gaan lukken. De gewijzigde planning hebben we gezamenlijk besproken en vervolgens zijn we hard aan de slag gegaan. Maandagochtend 18 augustus moest het inrijden beginnen. Uiteindelijk waren we de avond ervoor klaar en konden we de nachtploeg naar huis sturen, die we voor de zekerheid al hadden opgetrommeld. Een kleine twee weken later reden de trams weer over de kruising.”
Regeneratiebeton
“Vertrouwen in elkaar biedt ook ruimte voor vernieuwingen”, aldus Bouwkamp. “In het aanbestedingscontract is een van de eisen om zo veel mogelijk uit te gaan van hergebruik van materialen. Voor het beton van de tunnel was echter niets aangegeven. Besix-Dura Vermeer kwam met het voorstel om een regeneratiebeton met een specifiek betonmengsel te gebruiken, dat waterdichter zou zijn. Hoewel dit beton pas een keer eerder in Nederland was toegepast, hebben we het voorstel niet afgewezen. In plaats daarvan hebben we hen gevraagd toe te lichten wat de voor- en nadelen waren. Nadat we die open hadden besproken, hadden we het idee dat het alternatieve beton goed zou uitpakken. Om de risico’s te minimaliseren, hebben we eerst nog samen eisen geformuleerd waaraan het beton minimaal zou moeten voldoen. Vervolgens is de tunnelmoot met dit beton gebouwd.”
Planningsmethodiek
Inmiddels is duidelijk dat het project binnen budget en op tijd zal worden afgerond. Volgens Bartholomeeusen is dat niet alleen het gevolg van het wederzijdse vertrouwen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Ook de toegepaste planningsmethodiek, het zogeheten lean plannen heeft hieraan bijgedragen.
“Bij lean plannen maak je elke keer samen met alle betrokkenen – denk aan ontwerpers, de mensen bij de opdrachtgever die de deelontwerpen beoordelen, werkvoorbereiders, uitvoerders en onderaannemers – voor iedere fase van het project een planning. Elke deelnemer krijgt een serie ‘post-its’ met een eigen kleur, die hij op een grote planwand plakt. Als iedereen dat heeft gedaan, heb je niet alleen een goed overzicht van alle activiteiten, maar zie je ook waar knelpunten zitten en welke activiteiten maatgevend zijn voor het halen van de einddatum. Door die knelpunten en activiteiten samen te bespreken, kun je de planning optimaliseren. Als je als ontwerper bijvoorbeeld ziet dat de opdrachtgever vier weken nodig heeft om je deelontwerp te beoordelen, kun je aan hem vragen wat je extra aan het document moet toevoegen om de beoordeling sneller te laten verlopen. Als je dit proces regelmatig herhaalt, kun je met slimme oplossingen de oplevering fors versnellen.”
Locatie: Den Haag, Josef Israelslaan 56
